Hva ligger i kravet til dokumenta­sjon ved nedbemanning?

Spørsmål: Vi er i vår virksomhet nå helt i startfasen av en omstrukturering. Vi trenger å ta grep for å øke vår egen lønnsomhet, og vi ser blant annet at vi har en del stillinger som egentlig er overflødige. Vi er derfor i ferd med å lage en plan for nedbemanning, vi holder blant annet på med å kartlegge hvilke funksjoner vi klarer oss uten, og hvem som eventuelt er aktuelle å vurdere for oppsigelse.

Vi har hørt at nedbemanningsprosessen må dokumenteres, og vi har skjønt at dette er viktig i tilfelle en eller flere av de ansatte for eksempel vil bestride oppsigelsen. Vi trenger imidlertid hjelp med å finne ut hva som faktisk ligger i dette kravet til dokumentasjon. Arbeidsmiljøloven gir så langt vi kan se ikke noe særlig veiledning rundt dette spørsmålet. For ordens skyld nevnes at vi ikke har noen tariffavtaler i virksomheten.

Svar: Det er arbeidsgivers saksbehandling som må dokumenteres i en nedbemanningsprosess. Dette følger av praksis fra Høyesterett, hvor kravet er formulert som at «arbeidsgiver må gjennomføre en forsvarlig, og for domstolene etterprøvbar, saksbehandling som grunnlag for utvelgelse til oppsigelse ved nedbemanning». Det er ikke noe krav etter arbeidsmiljøloven om at saksbehandlingen skal være skriftlig, men kravet til etterprøvbarhet tilsier likevel at saksbehandlingen helst bør være skriftlig, da den naturligvis blir lettere å etterprøve på den måten.

I forkant av nedbemanningen vil bedriften typisk innhente økonomiske resultattall, prognoser, uttalelser fra revisor og lignende. Hva som kreves av videre dokumentasjon vil avhenge av flere faktorer, blant annet størrelsen på virksomheten og omfanget av nedbemanningen, men vi kan nevne de skriftlige dokumenter virksomheten uansett bør ha på plass underveis i prosessen.

Virksomheten bør, etter å ha drøftet bedriftens situasjon, beslutte nedbemanning i styret. Grunnlaget for og beslutningen om nedbemanning, herunder omfanget av denne, bør derfor nedfelles skriftlig i en styreprotokoll eller lignende.

Neste steg blir å drøfte nedbemanningen med bedriftens tillitsvalgte, om virksomheten har dette. Her bør også utvelgelseskrets (altså hvilke deler av virksomheten som skal berøres av nedbemanningen) og utvelgelseskriterier (hva man skal legge vekt på ved utvelgelsen) drøftes, og nedfelles skriftlig. Det bør også fremgå av dette dokumentet om de tillitsvalgte er enig i bedriftens fremgangsmåte, eller eventuelt hvorfor de ikke er enig.

De ansatte som omfattes av utvelgelseskretsen må deretter vurderes opp mot utvelgelseskriteriene. Det er litt ulike krav til dokumentasjon av disse vurderingene, basert på hvilke utvelgelseskriterier man har valgt. Tommelfingerregelen er at jo mer skjønnsmessige kriterier, dess bedre dokumentasjon kreves. Satt på spissen, henger dette sammen med at det er lettere å etterprøve at en utvelgelse er saklig hvis kriteriet er ansiennitet, enn dersom kriteriene er kreativitet, motivasjon eller selvstendighet. Er det mange ansatte som har tilsvarende kvalifikasjoner og/eller ansiennitet, slik at valget fremstår mindre selvsagt, vil det stilles strengere krav til hvilke vurderinger som er gjort, i utvelgelsen mellom disse. Vurderingene må nedfelles skriftlig.  

Til sist må naturligvis innkallelser til drøftingsmøter etter arbeidsmiljøloven § 15-1 være skriftlige, og protokoll/referat fra drøftingsmøtet må også nedfelles skriftlig.