Skal en medarbeidersamtale dreie seg om det jeg som leder er misfornøyd med?

Spørsmål: Jeg skal snart gjennomføre medarbeidersamtaler med mine ansatte, og synes dette er vanskelig.

De ansatte har fått et skjema for å forberede seg til samtalene, men det er liten veiledning til meg som leder.

Skal en medarbeidersamtale bare dreie seg om motivasjon, eller kan jeg også ta opp det jeg er misfornøyd med?

Svar: En medarbeidersamtale kan først og fremst dreie seg om å motivere den ansatte til bedre produksjon, avklare forventninger fra begge parter og bidra til et bedre arbeidsmiljø.

Det er en strukturert samtale der begge parter bør ha forberedt seg, og bør ha som formål å gi den ansatte verktøy til å utvikle seg. Dette kan gjøres med en gjennomgang av behov og ønsker for kompetanseutvikling, sette mål for den ansatte, karriereutvikling og også gi rom for å snakke om personlige forhold som kan spille inn i arbeidsforholdet.

En medarbeidersamtale kan føre til økt tillit mellom deg som leder og den ansatte, hvis samtalen legger til rette for ærlige tilbakemeldinger. Når det gjelder eventuell misnøye med den ansattes arbeidsutførelse eller andre ting, så bør dette tas opp når det skjer, og ikke ventes med og «samles opp» til medarbeidersamtalen.

Det anbefales å ta tak i negativ adferd uten opphold, og dokumentere hva som har blitt tatt opp gjennom et møtereferat den ansatte har hatt mulighet til å gå gjennom og kommentere. Men der det er misnøye med den ansattes jobbutførelse, så er det viktig at leder ikke uttrykker noe helt motsatt i medarbeidersamtalen, men tar opp tråden i forhold til tidligere møter om dette og snakker om utviklingen.

Her kan det avtales punkter til forbedring, og gjerne også dato for et oppfølgingsmøte.