Kan vi si opp ansatte på ferie via epost?

Spørsmål:

Vår bedrift er i en svært vanskelig økonomisk situasjon og vi har derfor sett oss nødt til å nedbemanne enkelte av våre ansatte.

Vi har gjennomført drøftingsmøter med de det gjelder og overlevert oppsigelse personlig til alle utenom én. Den gjenstående ansatte har ikke vært fysisk tilstede på arbeidsplassen over lengre tid pga. koronapandemien og vedkommende er nå på ferie.

Vi vet ikke hvor den ansatte oppholder seg, og lokasjonen antas å variere.

Vi ønsker å få levert oppsigelsen så fort som mulig, da bedriftens økonomiske situasjon gjør det svært viktig å spare inn lønnskostnader der vi kan. Kan vi si opp den ansatte per e-post?

Svar:

Utgangspunktet etter arbeidsmiljøloven er at oppsigelse fra arbeidsgivers side skal leveres til arbeidstaker personlig eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers oppgitte adresse.

Den klare anbefalingen er derfor at oppsigelse gis i tråd med dette.

Etter lovens forarbeider er det imidlertid lagt til grunn at dette er en ordensregel, som vil si at oppsigelsen ikke nødvendigvis blir ugyldig hvis den overleveres til arbeidstakeren på en annen måte, men at arbeidsgiver da får bevisbyrden for at oppsigelsen er kommet frem til arbeidstakeren.

Til sammenligning er hovedregelen at oppsigelsen blir ugyldig dersom de øvrige formkrav til oppsigelsen ikke er oppfylt – nemlig hvilke opplysninger oppsigelsen skal inneholde og at oppsigelsen skal være skriftlig.

Hvorvidt det er tilstrekkelig å gi en oppsigelse per e-post er ikke avklart på generelt grunnlag. I rettspraksis finnes et eksempel på at en oppsigelse gitt på e-post ble ansett tilstrekkelig etter en konkret vurdering.

De forhold som ble vektlagt i denne saken var blant annet:

1. Oppsigelsen ble vedlagt e-posten som et scannet dokument som oppfylte lovens krav til skriftlighet og innhold.

2. Den ansatte ble orientert per telefon om at oppsigelsen ville komme, i forkant av at e-posten ble sendt.

3. Arbeidsgiveren hadde en legitim interesse i å meddele oppsigelsen per e-post, da arbeidstakeren befant seg i utlandet, arbeidet turnus og slik sett var vanskelig tilgjengelig.

I tillegg ble det vektlagt at arbeidstakeren erkjente å ha mottatt telefonen fra arbeidsgiver og å ha åpnet e-postvedlegget, samt at e-post ellers ble anvendt i løpende kommunikasjon mellom arbeidsgiveren og de ansatte.

Det ble også vektlagt at arbeidsgiver redegjorde for oppsigelsens bakgrunn under den forutgående telefonsamtalen.

Begrunnelsen for at en oppsigelse skal leveres personlig eller sendes rekommandert handler om at hensynene til klarhet og forutsigbarhet best ivaretas på denne måten.

De samme hensynene må derfor ivaretas så langt det lar seg gjøre dersom en oppsigelse leveres på en annen måte.

I saken omtalt ovenfor ble disse hensynene ansett tilstrekkelig ivaretatt.

Her er det imidlertid ikke noen fasit. Om man kommer til at oppsigelsen kan meddeles på en tilfredsstillende, alternativ måte til personlig overlevering og rekommandert brev gjennom e-post, bør oppsigelsen derfor uansett også sendes rekommandert til den ansattes oppgitte adresse.