Hvordan starter man en samtale med en ansatt som viser dårlige holdninger?

Spørsmål: I vinter overtok vi en del ansatte da vi fusjonerte med en annen bedrift. En av de ansatte som ble overtatt viser dårlige holdninger og innsatsen hennes på jobben varierer veldig.

Det ligger ingenting i hennes personalmappe om at dette er tatt opp med henne tidligere, og jeg synes det er vanskelig å skulle gjøre det. Hvordan gjennomfører man best en samtale om dette?

Svar: Når den ansatte har fått lov til å utføre jobben på denne måten over lengre tid uten at det er tatt tak i det, så vil det kunne bli sett på av den ansatte som akseptert oppførsel. Det er derfor viktig å markere at det forventes en endring i holdninger og innsats fremover.

Innkalling til et slikt møte bør skje skriftlig, og agenda for møtet bør framgå slik at den ansatte er forberedt. Dersom hennes jobbutførelse er så dårlig at arbeidsgiver mener det eventuelt kan bli grunnlag for en advarsel, bør den ansatte få muligheten til å ha med seg en tillitsvalgt i møtet.

Før møtet bør du forberede hva som skal tas opp, og i hvilken rekkefølge. I selve møtet bør du innlede med hva som er formålet med samtalen. Dette kan være å få tatt opp sider ved arbeidsutførelsen du mener bør gjøres annerledes, og at du ønsker å få den ansattes syn på dette. Opplys om at det vil bli skrevet referat fra samtalen, og at den ansatte vil få dette til gjennomsyn og mulighet til å komme med eventuelle kommentarer før det ferdigstilles. Ta notater underveis i møtet.

I samtalen bør leder være åpen for at den ansatte kan fortelle om private forhold som har hatt innvirkning på arbeidsinnsatsen. Det kan også være forhold rundt fusjonen og det å komme inn i et nytt arbeidsmiljø som har hatt betydning. Er det slike forhold til stede kan det å finne en løsning sammen være en måte å oppnå endring på. Samtidig må leder være tydelig på hva som ikke vil være en akseptert måte å utføre jobben på.

Når det gjelder den ansattes dårlige holdninger er det viktig å være konkret på hvordan dette har gitt seg uttrykk. Å bare si at den ansatte utviser dårlige holdninger uten å ha eksempler på hvordan dette har vist seg, vil være vanskelig for den ansatte å forstå og dermed endre på. Videre vil en slik påstand uten eksemplifisering ikke gi arbeidsgiver dokumentasjon på en skikkelig saksbehandling.

Vær forberedt på at det kan komme følelser i et slikt møte, og gi rom for dette. Går den ansatte i forsvar og begynner å anklage andre eller snakke om helt andre ting, er det viktig å ikke «miste tråden». Hold deg til saken, og gjenta hva som er bakgrunnen for møtet. Jo mer konkret du kan være med eksempler på hva som forventes endret, jo bedre er det. Kommer det opp saker fra den ansatte som må undersøkes nærmere, så avklar dette og si at dette vil kunne følges opp i et senere møte. Avtal konkrete punkter den ansatte skal følge opp og utføre.

Det kan være lurt å oppsummere hva man har snakket om, og hva man eventuelt har blitt enige om i slutten av møtet. Har referat blitt skrevet underveis, kan det også være greit å lese opp dette, og få den ansattes tilbakemelding på om hun mener hun har blitt feilsitert eller misforstått på noen punkter. Avtal et oppfølgingsmøte der tiltakene og punktene som ble fastsatt i dette møtet skal gås gjennom og hvor status vurderes. Et slikt oppfølgingsmøte bør ikke være for lenge etterpå, men for eksempel etter noen uker eller en måned.