Hva kan jeg gjøre for å kontrollere hva ansatte faktisk gjør i arbeidstiden?

Spørsmål: Jeg er daglig leder i en bedrift. Jeg opplever at jeg ikke har god nok kontroll på den daglige driften.

Blant annet synes jeg det er vanskelig å kontrollere hva arbeidstakerne faktisk benytter arbeidstiden til. I tillegg har jeg den senere tiden bekymret meg for arbeidstakernes ærlighet i enkelte situasjoner.

I den forbindelse vurderer jeg å ta noen grep som kan gjøre det lettere å ha oversikt. Jeg kjenner til at man som arbeidsgiver har anledning til å iverksette såkalte kontrolltiltak. Hva har jeg egentlig lov til å gjøre?

Svar: Kontrolltiltak overfor ansatte er et aktuelt tema, særlig fordi den digitale utviklingen har ført til at arbeidsgivere har langt større faktiske muligheter til å kontrollere arbeidstakerne nå enn før. Det er heller ikke tvilsomt at arbeidsgivere kan ha en legitim interesse i å innføre diverse kontrolltiltak. Tiltakene kan eksempelvis ha fornuftige formål som å sikre overholdelse av arbeidstiden og effektiv tidsdisponering.

Det er imidlertid ikke en ubegrenset adgang til å iverksette slike tiltak. I vurderingen av tiltakenes lovlighet må arbeidsgiverens og arbeidstakernes interesser veies mot hverandre. Fordi du ikke har spesifisert hvilke tiltak du eventuelt ønsker å iverksette, vil vi her gi en generell gjennomgang av grunnvilkårene for å iverksette et kontrolltiltak.

Den viktigste hjemmelen for iverksettelse av kontrolltiltak er arbeidsmiljøloven § 9-1. Av denne bestemmelsen fremgår det at kontrolltiltak bare kan benyttes når de har «saklig grunn» og tiltaket ikke innebærer en «uforholdsmessig belastning» for arbeidstakeren.

For å konstatere «saklig grunn» kreves det at det foreligger forhold hos virksomheten som gjør tiltaket saklig. Dette betyr dermed at tiltaket må være egnet til å oppnå et bestemt formål. For eksempel kan det være saklig å pålegge arbeidstakerne å føre timeoversikt, dersom dette er nødvendig for å kunne kontrollere at arbeidstiden overholdes på hjemmekontor. I noen mer alvorlige tilfeller kan det være saklig at arbeidsgiver video-overvåker deler av et forretningslokale dersom formålet er å avdekke eller hindre at kriminelle handlinger, som eksempelvis underslag, skjer på arbeidsstedet.

Dersom kontrolltiltaket retter seg mot en avgrenset krets av arbeidstakere må tiltaket være saklig overfor den enkelte arbeidstakeren som rammes. Dette betyr at du som arbeidsgiver må foreta konkrete individuelle vurderinger av alle kretsene, eventuelt personene, som vil berøres. Med utgangspunkt i eksempelet over kan dette gi utslag ved at video-overvåking kun anses saklig for den delen av arbeidsplassen som operer kassaapparatet.

I tillegg til dette kan ikke kontrolltiltak iverksettes dersom de innebærer en «uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.» Dette er en interesseavveining som innebærer at jo mer inngripende tiltaket er overfor arbeidstakeren, desto større må arbeidsgivers behov for tiltaket være. For denne vurderingen er det viktig å kjenne til at det er den samlede belastningen som skal være avgjørende. Med andre ord vil flere kontrolltiltak raskere overskride hva som er lovlig.

Dersom kontrolltiltakene medfører at personopplysninger behandles, må også personopplysningsloven følges, jf. arbeidsmiljøloven § 9-1 (2). Det avgrenses mot videre behandling av dette temaet, men dette er svært viktig for lovligheten av kontrolltiltak.

Dette er altså de overordnede og generelle vilkårene for iverksettelsen av kontrolltiltak. I tillegg til disse er arbeidsgiver pliktig å følge en nærmere fremgang ved selve iverksettelsen av tiltaket. Det avgrenses mot en inngående redegjørelse for disse pliktene, men i helt korte trekk må arbeidsgiver; (1) drøfte tiltakene med arbeidstakerne (deres tillitsvalgt), (2) gi tilstrekkelig informasjon om tiltakene, herunder det underliggende formålet, praktisk gjennomføring og eventuelle konsekvenser og tiltakets antatte varighet, og (3) evaluere tiltakene som er iverksatt og behovet for opprettholdelse med arbeidstakernes tillitsvalgte.