Slik sikrer du fornøyde ansatte på en mobil arbeidsplass

SYNSPUNKT: I dag stiller ansatte langt høyere krav til fleksible arbeidsformer. Stadig flere jobber mobilt og kontakt med kollegaer, kunder og samarbeidspartnere skjer via telefonkonferanser, via mail eller telefonmøter – kanskje mens vi er på reise eller på farten. Å jobbe på denne måten er både tidseffektivt og naturlig for mange arbeidstakere.

Det er mange fordeler med denne arbeidsformen, men det er også noen helt grunnleggende forskjeller i hvordan man lykkes i et mobilt arbeidsmiljø kontra en tradisjonell arbeidsplass. Det krever en annen tilnærming og bedriftene må vite at de har de nødvendige mobile verktøyene tilgjengelig og kontroll over strukturen og prosessene.

Det er mulig å både være effektiv og «på» selv om man ikke fysisk er på kontoret eller i møterommet, men ansatte og ledere må være oppmerksomme på flere faktorer, slik at de sikrer en god arbeidsflyt og fornøyde ansatte. Her er fire tips til hvordan best lykkes i en mobil arbeidshverdag:

1. Ikke glem relasjonene

Når man jobber mobilt går man glipp av den daglige dosen med smalltalk med sine kollegaer. Derfor er det viktig å huske det uformelle og personlige småsnakket under telefonmøtene– gode kollegiale relasjoner er viktig.

En undersøkelse fra Plantronics viser at det er akkurat denne type relasjoner mobile medarbeidere savner mest i sin arbeidshverdag. Ifølge undersøkelsen opplever 37 prosent den manglende muligheten til å bygge relasjoner med kollegaene som den største utfordringen ved en mobil arbeidsplass. Andre mener at den største utfordringen er mangelen på spontane samarbeidsmuligheter (30 %) og bekymring for om de er synlige nok for ledelsen(25 prosent).

Tips: Jevnlige videokonferanser i stedet for kun telefonkonferanser er en måte å styrke de kollegiale relasjonene – i tillegg er sjansen for misforståelser mindre når man sees ansikt til ansikt. Andre samarbeidsplattformer som chat-funksjoner gir en følelse av realtid, og vil være positivt for de ansatte. Da trenger ikke all kommunikasjon å være planlagt, men mer spontant og naturlig, slik man gjerne opplever det i en chat.

2. Gi et godt inntrykk

Tekniske problemer og bakgrunnsstøy kan overskygge samtalen. Det bryter konsentrasjonen til deltakerne og undersøkelsen viser at hele 64 prosent blir distrahert av bakgrunnsstøy under telefonkonferanser. Sørg for å ha riktig kommunikasjonsverktøy til rådighet. Undersøkelsen viser også at 87 prosent av budskapet i en telefonkonferanse kommuniseres gjennom tonefallet. Dersom du skal presentere noe i en telefonkonferanse kan det være lurt å reise seg opp for å låte mer selvsikker og overbevisende. Overvei rommets akustikk hvis du skal snakke i en høyttaler og vær oppmerksom på bakgrunn og lys hvis du deltar i en videokonferanse. Det er det en klok investering å ha rett headsett med støykansellering og tilgjengelig mute-knapp. Undersøkelsen viser for eksempel at hele 14 prosent har overhørt toalettet skylle ned i bakgrunnen under en arbeidsrelatert samtale.

Når man ­jobber mobilt går man glipp av den daglige dosen med smalltalk med sine kollegaer

3. Velg rett kommunikasjonsplattform

Det finnes mange kommunikasjonsmuligheter i dag – fra e-post, chat, video- og telefonsamtaler til SMS og Snap. Alle disse plattformene fungerer bra til sitt bruk, men enda viktigere er at budskapet leveres og mottas slik det var ment. En viktig beskjed forsvinner lettere i en chat enn i en e-post, men e-post er kanskje ikke er det beste hvis det er noe som haster og trenger rask respons. Vår undersøkelse viser at 72 prosent regelmessig benytter apper som Skype for Business og Webex til møter, mens 90 prosent svarer at de er helt avhengige av apper med chat-funksjoner i sin jobb.

4. Unngå tekniske problemer

Et vellykket mobilt arbeidsmiljø handler i stor grad om en robust infrastruktur. Har man ikke oversikt over teknologien er denne arbeidsmåten vanskelig. For å unngå å virke uforberedt eller uprofesjonell er det viktig å forberede det tekniske i forkant av møtet. Sjekk nettverksforbindelsen og om WIFi-hastigheten kan bære en videokonferanse. Det sparer deg for mye stress.