Retorikk i prosjektledelse - få folkene med deg!

Carl Torvund er daglig leder i Vital Kompetanse.

SYNSPUNKT. Retorikk handler om hvordan vi velger å formidle budskapet vårt når vi kommuniserer med andre mennesker. Hvis du ønsker å påvirke eller overbevise andre, da bruker du retorikk.

For deg som prosjektleder i endrings -og utviklingsprosjekter er bruk av enkle retoriske virkemidler et sentralt element i kommunikasjonen med de ulike aktørene i ditt prosjekt. Dette kan være folk som skal jobbe sammen med deg i prosjektet, din prosjekteier eller andre ledere, sluttbrukere, eksterne interessenter etc.  Retorikken er en viktig del av din verktøykasse som prosjektleder.

Retorikkens tre hovedbegreper

I retorikken er der tre «veier til overbevisning» i form av begrepene ETOS, LOGOS og PATOS.  

• Etos: Argumenter som påvirker gjennom din personlighet og din troverdighet

• Logos: Argumenter som påvirker gjennom fakta, logikk og eksempler

• Patos: Argumenter som påvirker gjennom følelser og holdninger

Nedenfor redegjør jeg kort for hva det er i disse begrepene som er smart å vite for prosjektledere.

1. Etos

Etos er selve grunnsteinen i det å overbevise andre og handler om den tilliten du må bygge opp mot ulike aktører i ditt prosjekt. 

Men er det å skape tillit i det hele tatt viktig for å få til et godt prosjekt? Ja det er det. Over 30% av prosjekter over en viss størrelse ender dårlig. Årsakene til dette kan være sammensatte, men det er udiskutabelt at prosjektarbeid handler om relasjoner - og grunnlaget for gode relasjoner bygger på tillit mellom alle dem som på ulike måter er involvert i prosjektet.

Tillitsbygging handler om to ting i hovedsak: din personlighet og din troverdighet. 

Din troverdighet handler om dine evner til å vise at du har nok kompetanse til å gjennomføre dette prosjektet og at du kan lose prosjektet trygt i havn. Dette handler primært om din kompetanse på prosjektstyring.

Din personlighet handler om hvordan du fremstår som menneske og som prosjektleder. Er du en person som andre opplever kan bli bra, ja til og med spennende å samarbeide med? Ser de i deg en person som viser evne og interesse for å bygge gode relasjoner,  og som har de rette mellom- menneskelige egenskapene?

Folk lytter til og følger dem som de får tillit til, som de føler at de kan stole på og som fremstår som troverdige og sympatiske personer.  

Folk lytter til og følger dem som de får tillit til, som de føler at de kan stole på og som fremstår som troverdige og sympatiske personer.  

Glem ikke at tillit er aldri en konstant faktor. Du kan ha høy tillit blant dine kolleger som en dyktig fagperson i linjen, mens de kan bli mer usikre på deg den dagen du trer fram i en ny rolle som prosjektleder.

2. Logos

Gjennom logos argumenterer du for prosjektet basert på fornuft, intellekt og rasjonelle argumenter. Det er smart, særlig hvis du har etablert tilliten først. Da blir det mye enklere å overbevise andre med rasjonelle argumenter.

Fortell dem hva som er hensikten med prosjektet.  Hva  det skal  bringe med seg av gode effekter og virkninger for din organisasjon eller bedrift.  Eller for din kommunes innbyggere – hvis du er for eksempel er prosjektleder i et kommunalt prosjekt.  Vis hvorfor målene er fornuftige og bra -og hvorfor det er vel verdt for prosjektaktørene å engasjere seg i prosjektet. 

Argumenter gjerne også ut ifra hva aktiv deltakelse kan betyr for den enkelte som er involvert i prosjektet. Prosjekterfaring er etterspurt kompetanse, som kan komme dine prosjektmedarbeidere til gode i deres karriere. Eller med tanke på nettverk: prosjektmedarbeidere med sosiale antenner kan skaffe seg verdifulle kontakter, som kan bli nyttige senere.

3. Patos

Patos henvender seg til folks følelsesmessige engasjement. Hvorfor er det smart av deg som prosjektleder å vekke positive følelser hos dine ulike prosjektaktører? Jo, fordi følelser virker engasjerende. 

Engasjerte mennesker bidrar lettere og med mer entusiasme enn de som er uengasjerte og likegyldige. Man bedømmer  prosjektet annerledes når man er positiv til det enn når man er skeptisk, uinteressert eller har uvilje mot å bidra.

Dette er en «no-brainer», men vi glemmer det altfor lett som prosjektledere. Vi henfaller til det rasjonelle (logos) når vi argumenterer for prosjektet vårt, og glemmer at vi har med mennesker med følelser å gjøre.

Dette handler om å skape bilder av prosjektet hos tilhørerne dine, og samtidig bruker positive ord om prosjektet. Bruk relevante suksesshistorier (eller fiaskoer) fra andre prosjekter. Beskriv hvordan du ser for deg en mer effektiv og meningsfylt arbeidsdag for de ansatte når det nye saksbehandlings- systemet er på plass.  Eller hvordan brukere av det nye interkommunale tjenestetilbudet vil få en bedre hverdag og oppleve økt mestring -samtidig som de ansatte får en mer spennende arbeidsdag.

Spill gjerne både på det som gir glede og nytte, på samfunnsansvar og fellesskap. Eller på negative følger av å ikke få gjennomført prosjektet: brukere med stadig mindre muligheter for mestring, ansatte med små utviklingsmuligheter med de konsekvenser dette kan få for eksempel for arbeidsmiljøet.  

Nysgjerrig på å lese mer? Jeg anbefaler:

• Formidling som funker av Vibeke Holtskog

• Hva er retorikk og Retorikk i vår tid av Jens E Kjeldsen

• Kunsten å overbevise av Kjell Terje Ringdal.

Vil du holde deg oppdatert på ledelse og arbeidsliv? Prøv et abonnement på Dagens Perspektiv, eller vårt gratis nyhetsbrev.