Fem ting vi har lært om lederkommunikasjon under pandemien

Vibeke Norum Monsen er divisjonsdirektør Intern- og strategikommunikasjon i DNB.

SYNSPUNKT. I over ett år har ledere møtt teamet sitt på skjermer der rotete hjemmekontorkulisser etter hvert er erstattet av kreative bakgrunnsbilder og teamståke. Fjernarbeid og nye flater - kommuniserer vi annerledes? Er vi tettere på? Har dynamikken på jobben endret seg?

I DNB har vi som jobber med intern- og strategikommunikasjon dybdeintervjuet et tosifret antall ledere i banken, etter måneder med pandemitiltak. Dette er noen av funnene.

1. Hierarkisk isolasjon

Lederne snakker med folk fra et smalere spenn av organisasjonen enn før. De kommuniserer med kolleger rett over, ved siden - og under seg i organisasjonskartet, og mindre med andre. Mange opplever at de oftere går glipp av informasjon som kunne vært nyttig – og at de sitter i en form for «hierarkisk boble».

2. Flatere ledere i en flatere hverdag

Flere melder at hverdagen oppleves «flatere» bak skjermen. I kalenderen ser alle avtaler like viktige ut og det er utfordrende å disponere energien riktig fra møte til møte. Det er mer krevende å holde engasjementet oppe i digitale møter, og lett å gå i multitaskingfella.

Ledere sitter ofte i det digitale rampelyset, der det kan være krevende at alle alltid «ser» på deg. Gjerne uten å ha eget kamera på. Det er utfordrende å tolke responsen fra «tomme ansikter» og svarte skjermbilder i digitale møter, og vanskelig å vite om budskapet treffer.

3. Struktur erstatter uformell prat

Ledere har brukt mer tid på å bli bedre kjent med folkene sine. Ikke på grunn av akutt empati, men fordi krisen og avstanden har gjort det tydelig at de må kjenne folkene bedre for å vite hva som gjør at de har det OK. Mange ledere forteller at de snakker oftere en-til-en med medarbeiderne sine nå. Gjerne på telefon som, ironisk nok, oppleves mer personlig enn video. Nye møteplasser for å fange opp småprat er etablert, og lagt i kalenderen. Den uformelle samtalen er delvis erstattet med struktur. Det er bra fordi det sikrer at den finner sted. Men formatet påvirker innholdet, og de impulsive samtalene færre.

4. Tøffe tak blir tøffere

Lederne melder at tøffe tak er enda tøffere på avstand. Krevende budskap blir mer krevende. Noen opplever at de kommer senere inn i gryende konflikter og uenigheter, som de tror de ellers ville fanget opp tidligere. Der folk før forlot møterommet sammen etter en vanskelig prat, forsvinner de nå ut i den digitale tåka uten avsluttende ord og nikk. Lederen vet mindre om hvordan den andre har tatt imot kommunikasjonen.

5. Endelig noen som spurte!

Mange ledere uttrykte spontant at det var fint å bli spurt om hvordan de har opplevd perioden. Intervjuerne opplevde at alle de spurte satte stor pris på å snakke med noen de ikke snakket med ellers i jobbhverdagen. Vi tror at en slik undersøkelse ikke bare gir innsikt, men også har en positiv effekt på de som blir intervjuet.

Bruk den siste delen av pandemien til noe lurt: Finn ut av hva som faktisk har fungert bedre!

Flere av de spurte sier de er mer strukturerte på jobben, mer bevisste på egen kommunikasjon og på mennesket bak medarbeideren. Men lederne er også trøtte av sine egne møteplasser, felleslunsjer, morgenleveringer og Kahooter. Vi som jobber med lederkommunikasjon må hjelpe lederne å holde trykket oppe ved å utvikle formater og arenaer de kan bruke både i en ren digital og i en mer hybrid arbeidshverdag der medarbeidere vil veksle mellom kontoret og borte-kontoret.

Når kontordørene åpner opp igjen er det høy risiko for å gravitere tilbake til slik det var før. Gjensynsgleden vil være stor, og det er lett å skli rett inn i gamle mønstre, møteplasser og dynamikk. 

Vi må ikke redusere pandemierfaringene til en digital diett der vi, som slankere flest, ender opp som enda litt fetere utgaver enn før. Med fortsatt hard jobbing kan den gode læringen gi varige endringer.

 Og du: Selv om dette er en lederundersøkelse der de spurte innrømmer at det er slitsomt å se «tomme ansikter» i møter, gjelder det neppe bare ledere. Bruk den digitale flaten, uansett hvor begrenset den er, til å sende over energi og livsgnist. Da blir du både bedre og morsommere å arbeide med, uansett rolle og posisjon.