Ikke kast bort tiden på dårlige møter

– Møter er en aktivitet som gir seg ut for å være produktiv, men ofte bare er et sofistikert tidssluk, skriver Mark Buskbjerg i det danske nettmagasinet Alt om ledelse.

– Møter er en tidstyv

Møter utgjør en betydelig del av arbeidsdagen for mange. Blir de for mange, kan det bli en tidstyv som hindrer ledere å få gjort det de mener er viktigst, slik Bjørn Hopland i Smart Endring har påpekt i Dagens Perspektiv tidligere.

Han anbefaler å kutte ned på antall møter. Men er det nødvendig å samle flere medarbeidere for å diskutere og koordinere innsatsen, kan du som møteleder sørge for at tiden er vel anvendt.

Møter er ofte bare er et sofistikert tidssluk

7 tips til møteledere

Her er Mark Bjuskbergs i Alt om ledelse sine 7 tips til god møteledelse.

1. Ha dagsorden klar i god tid. En god dagsorden er avgjørende for et produktivt møte. Det bør framgå om hvert punkt er til orientering, diskusjon eller beslutning. Angi også gjerne hvor mye tid du anslår at dere bruker på hvert punkt.

2. Start møtet presist. Mye tid kastes bort på å vente på de som kommer for sent til møter. Ikke vent til alle har somlet seg til å dukke opp, men begynn konsekvent møtene på det tidspunktet møtet er satt opp, så venner folk seg til det.

3. Vær forberedt. Vær klar på hva du vil ha ut av møtet og de enkelte deltakerne. Dagsorden bør sendes ut i god tid, så også de andre deltakerne kjenner sin rolle og har mulighet til å forberede seg godt.

4. Prioriter mellom punktene. De fleste møter har en tidsramme. Fordel tiden du vil bruke på de enkelte punktene, for å sørge for at det er nok tid til de sakene som krever god tid. Da unngår du å sitte igjen ved møteslutt og uten å ha rukket alle punktene.

5. Hold fokus og bruk «parkeringsplassen». Møter kan ha lett for å spore av når det dukker opp ideer, forslag og digresjoner på siden av den oppsatte dagsorden. Da kan du raskt parkere disse poengene ved å notere dem ned slik at de kan håndteres etter møtet, og få diskusjonen tilbake på sporet.

6. Skru av mobilene, og hvis du tør… datamaskinene. Selv de best planlagte møter og mest motiverte møtedeltakerne sliter med å motstå fristelsen til å sjekke mobilen hvis den vibrerer i lommen. Men da er deres fokus borte i minst de neste fem minuttene. For å ha alles oppmerksomhet, be folk skru av mobil og aller helst også PC.

7. Konkluder, beslutt, referer. Sørg for et godt møtereferat, med beslutninger og konklusjoner og oversikt over hvem som skal følge opp hva i etterkant. Noter deg gjerne i forkant av møtet på hvilke dagsordenpunkter det er oppgaver dere må fordele ansvar for.