Hurtiginnføring av digitale løsninger

Karin Løkke er rådgiver samhandling og kommunikasjon i Sopra Steria.

SYNSPUNKT. Popper du popkorn uten lokk, blir det masse popcorn, men resultatet kan bli litt tilfeldig og spredt. Her er noen tips til hvordan virksomheter kan sette på lokket, senke skuldrene og nyte resultatet.

Både under svineinfluensaen, fugleinfluensaen og da mange var askefast, økte vi bruken av videomøter for å holde jobbhjulene i gang.

Disse krisene varte ikke så lenge, og vi gikk raskt tilbake til vårt vante digitale arbeidsmønster, kanskje med noen flere videomøter - fordi det var bra for miljøet.

Med korona og Covid-19 er situasjonen annerledes. Mange må nå jobbe hjemmefra mer og oftere enn noen gang, og flere ble tvunget over på digitale løsninger for å utføre jobben vår effektivt.

De virksomhetene som ikke allerede hadde innført digitale løsninger for samhandling og kommunikasjon, måtte nå vise umiddelbar handlekraft.

Det oppsto en form for panikk i både private og offentlige virksomheter, og digitale løsninger ble hurtiginnført, uten de aktivitetene og vurderingene som er nødvendig for å sikre et solid fundament ble utført.

Både når det gjelder det tekniske og ikke minst den digitale kompetansen hos de ansatte.

Spredt og tilfeldig

Denne hasteinnføringen sammenligner jeg med å poppe popkorn uten lokk. Du får popkorn, men kvaliteten er tilfeldig og resultatet spredt.

• Kvaliteten er tilfeldig, fordi løsningen brukes ut fra den ansattes interesse for teknologi, i kombinasjon med den digitale kompetansen.

• Resultatet er spredt, fordi hverken virksomheten eller brukeren har helt kontroll på informasjonsflyt eller lagring av informasjon.

Ansatte forventer at arbeidsgiveren skal tilby tilstrekkelig opplæring, slik at de blir trygge og kompetente brukere i egen digital jobbhverdag.

Både når de jobber selvstendig, og sammen med andre. Dersom koronaen gjorde at det ble en hasteinnføring i din virksomhet, så er mitt råd å spørre de ansatte:

• Forstår du hva den nye løsningen kan gjøre?

• Vet du hvordan du kan bruke løsningen optimalt i egen digital jobbhverdag?

• Vet du hvor informasjonen du produserer (chat, opptak, tavle, egne og delte filer) blir lagret?

• Vet du om informasjonen har riktig sikkerhetsklassifisering?

• Vet du hvordan du finner igjen det du har skrevet og laget?

• Vet du hvor du finner hjelp?

• Hva synes du egentlig om din nye digitale jobbhverdag?

Sett på lokket

Konsekvensene av å innføre et system uten god kontroll, kan bli at brukerne ikke finner igjen informasjon, det lagres informasjon på områder som blir slettet, informasjonen er ikke riktig sikkerhetsklassifisert, virksomheten har ikke kontroll på deltakere i møter og uvedkommende kan delta.

Konsekvensene av at ansatte ikke har tilstrekkelig kompetanse på digital løsning, kan skape usikkerhet og klasseskille.

Frustrasjonskostnaden kan bli høy, og det tjener verken de ansatte eller virksomheten som må henge med i den stadig raskere digitale endringen.

Det eneste som er konstant med digitale løsninger er at det stadig endring. Jo raskere en får kontroll, jo bedre.

Fokus på hvordan brukerne tar i bruk digitale løsninger (brukeradopsjon), sikkerhet og forvaltning, fungerer som lokket på popkornkjelen. Sørg for lokk slik at du kan poppe videre, senke skuldrene og nyte resultatet.

Det anbefales!