Gå og se, spør hvorfor, vis respekt

Morten Olav Brenden har skrevet om lean og kontinuerlig forbedring i boken "Mer for mindre – raskere, billigere, smartere». Brenden har hatt flere lederstillinger i næringslivet, vært konsulent i A.T. Kearney og er nå avdelingsdirektør i Skatteetaten.

SYNSPUNKT: Poenget er at ledere må oppsøke stedene der ting virkelig skjer, der medarbeidere utfører sitt arbeid.  «Arbeid» er å utføre systematisk og målrettet verdiskapende aktivitet. På arbeidsplassen får ledere innsikt i nettopp dette, og ikke minst forståelse for oppgaveutførelsen.

Gå og se

Når leder oppsøker arbeidsstedet får leder og medarbeider mulighet til å diskutere problemstillinger, flaskehalser, tidstyver o.l og ikke minst forbedringsmuligheter.  Gjennom slike grasrotrunder viser lederen dessuten respekt for sine medarbeidere og det gis samtidig en ypperlig anledning til å gi anerkjennelse. Viktige motivasjonsfaktorer for mange.

I lean-verden blir slike besøk kalt «Gemba-walk». Gemba betyr arbeidsplass.

En moderat utgave av en Gemba-walk er besøk på arbeidsplassen hvor leder observerer og samtaler med medarbeidere.

Et supplement til den moderate, noe overordnete gjennomgangen er å følge en arbeidsprosess, skulder ved skulder, for virkelig å forstå hva det handler om.

Den «sprekeste» varianten av Gemba-walk er fysisk å delta i arbeidet for å få hands on opplevelse.

Uavhengig av variant så er hensikten med å «gå og se»

1. at leder skal øke sin innsikt og forståelse for arbeidssituasjonen og utfordringer, og

2. at leder gjennom sine spørsmål og budskap bidrar til at medarbeidere blir inspirert til refleksjon og nytenking.

Det er av stor viktighet at Gemba-walks skal ikke ha elementer av styring og kontroll. Det vil i så fall føre til interessen for åpenhet og god dialog blir redusert, som i sin tur ikke inspirerer til forbedring.

Spør hvorfor

Med leanbriller er naturlig fokus å utfordre gjennom spørsmål om hensikt med oppgavene, hva man ønsker å oppnå, problemstillinger, kilder til tidstyver og andre områder hvor man opplever å være ineffektive.

I løpet av samtalene dreier fokus i retning: Hvorfor gjør vi det slik…? Hva hvis vi..? og Hvorfor ikke..?

Med tanke på at hele opplegget er tuftet på tillit, respekt, åpenhet og et genuint ønske om å skape forbedringer, så må også leders adferd speile dette.

En god porsjon ydmykhet krydret med åpne, nysgjerrige spørsmål er viktige forutsetninger.

Fremsnakking og anerkjennelse blant deltakerne under grasrotrunden, og respektfull behandling i etterkant, skaper trygghet blant medarbeidere og vil inspirere til ytterligere innsats og bidrag til forbedringsforslag.

«Hvorfor» kan være det mest forløsende spørsmål på «uforklarlige» måter man i årevis har løst en arbeidsoppgave.

Arbeider vi med de riktige tingene?

Det gir ingen mening å forbedre oppgaver som det enten ikke er behov for eller hvor virksomheten ikke har evne til å bære det som kreves for å være relevant for kundene.

Å kjenne oppgavens HVORFOR er filteret inn til meningen med oppgaven og støtten for å forstå behovet for eventuell endring.

Oppgaver og gjøremåter er ikke alltid nøye gjennomtenkt. De kan komme tilfeldig, være justert på bakgrunn av personlig erfaring eller kanskje være bestemt for en periode, men ruller og går fordi den ansvarlige sluttet eller har mye annet å tenke på. Å utfordre hensikten med, og behovet/etterspørselen etter den aktuelle oppgaven er en nødvendighet for å bryte gamle mønstre eller skape nye løsninger.

Da jeg var leder av sanitærporselensfabrikken i Porsgrunn tok jeg jobben som operatør i montasjeavdelingen i èn dag.  Etter å ha lagt på en liten lapp (bruksanvisning) på toppen av sisternen (vanntanken på et toalett) og klistret den fast med tape i tett på 5 timer, så lurte jeg på i hvorfor vi all verden måtte gjøre den oppgaven. Da fikk vi avklart at dette var bestemt som del av introduksjon av sisterne med trykknapp. Det skulle være del av en kampanjeperiode på 3 måneder. Problemet var bare at de hadde holdt det gående i 1,5 år…

Vi må tørre å stille spørsmålet: Hvor god kan du bli?

Vis respekt

Ved å «gå og se» blant kollegaer, der man er oppriktig opptatt av deres oppgaveutførelse, viser vi først og fremst respekt for medarbeidere, men også for kunder og leverandører. Kundene skal være trygge på at hele organisasjonen virkelig er opptatt av at det som produseres gjøres på best mulig måte, uten sløsing.

Vi viser respekt fordi det er en viktig del av vår kultur, og fordi gode respektverdier skaper god forretning. Samtidig er det viktig å passe på at det ikke kun etableres politiske korrekte respektverdier. De har liten praktisk betydning.

Respekt handler også om å utfordre enkeltindivider slik at de får mulighet til å utnytte sitt fulle potensial.

Vi må tørre å stille spørsmålet: Hvor god kan du bli? Det å bidra til medarbeideres potensial og kompetanse blir utviklet og utnyttet på beste måte er en av de viktigste lederoppgavene fremover.