Kontorfellesskapet som samhandlingsarena

Henrik Carstens er seniorrådgiver for arbeidsplassutforming i Totalreform as. Han er utdannet økonom og organisasjonspsykolog, og har siden begynnelsen av 2000 tallet jobbet med å utvikle kontorløsninger.

SYNSPUNKT: NRK Brennpunkt sendte nylig et dokumentarprogram om hvor lite gjennomtenkt og dårlig såkalt «åpne kontorlandskap fungerer.

Det finnes definitivt alt for mange dårlige kontorløsninger rundt om i Norge. Svært mange dårlige løsninger er basert på cellekontor og mange er også basert på det som for 10-15 år siden altså ble kalt åpen kontorløsning eller også kontorlandskap.

Bruk av begrepet kontorlandskap med referanse til 1970 tallet er nok ikke relevant i denne sammenheng. Kontorlandskap den gang, var noe helt annet enn det vi snakker om i dag. Når vi skal forsøke å belyse fordeler og ulemper med dagens aktivitetsbaserte kontorløsninger er heller ikke sammenligning med kontorløsninger basert på cellekontor noe godt utgangspunkt. 

Valg av kontorløsning ikke er noe en gjør hver dag. Det er Niagara et godt eksempel på. Å utvikle det fremtidige kontoret er en svært krevende prosess. Skillelinjene går ikke lenger mellom cellekontor og åpen kontorløsning (ABW).  Det dreier seg om hvor godt planlagt den fremtidige kontorløsningen er og hvor god prosess som gjennomføres.

Et kontorutviklingsprosjekt forutsetter at hele organisasjonen deltar i prosessen og opplever nytten av resultatet av den. Hele dette arbeidet som omfatter målbilder, valg av beslutningsprosess og omfang av medarbeiderdelaktighet kaller vi i dag for «arbeidsplasstrategiprosess». Det virket tydelig for meg underveis i Brennpunkt-programmet at det ikke har vært gode nok prosesser hverken hos Høgskolen i Bergen eller i Regjeringskvartalet.

En svært viktig ting som jeg tror det har vært syndet mot er følgende: Det er ledelsens ansvar å forsikre seg om at alle delaktige i en slik prosess er innforstått med omfanget av sin delaktighet og hvordan beslutninger fattes.

Begrepet arbeidsplasstrategi forteller altså at dette er en beslutning som fattes av øverste ledelse i virksomheten. Jeg blir overrasket når rektor Tham ved Høgskolen i Malmø sier det hun sier. Hun sa noe slikt: «Jeg var skeptisk til disse løsningene da jeg ble ansatt».

Det er ikke bra at øverste leder, som har som ansvar å gjennomføres strategier som er lagt, sier slikt. Kanskje skulle hun ikke vært ansatt?

Svaret på disse behovene er kontorløsninger som utvikler seg i retning av samhandlings­arenaer

Utvikling av kontorløsninger dreier seg ikke om å plassere ut bord, stoler og sofaer. Det dreier seg om så mye mer enn det. Det dreier seg om å finne ut hva som motiverer oss, hvordan vi ønsker å kommunisere med kollegaene våre, bli sett av sin leder og ikke minst kollegaer, daglige tilbakemeldinger, hvordan hente det indre gullet ut. Det som er samhandling i praksis, men som vi har svært vanskelig for å sette ord på. En mellomleder sa en gang: «Min oppgave er å få gruppa til å tenke på tvers». Det er det det dreier seg om. Dette perspektivet savnet i Brennpunkts dokumentar.

En god kontorløsning skal være et verktøy for å utøve lederskap. I Brennpunkt ble ikke dette temaet nevnt. En kontorløsning fungere ikke om ikke ledelsen forstår at kontoret i tillegg til det fysiske rom også er menneskene i det og kulturen i dem. Undersøkelser og medarbeiderintervju forteller at anerkjennelse fra kolleger og fra leder, å kunne lykkes sammen med andre og å utvikle egen kompetanse, er viktig for oss.

Svaret på disse behovene er kontorløsninger som utvikler seg i retning av samhandlingsarenaer. Dette skjer best med moderne lederskap som bygger på begreper som «transformasjonsledelse, kunnskapsledelse og lærende organisasjoner». Disse begrepene beskriver den form for ledelse som svarer best på de behov for lederskap som kontoransatte har i 2018.

At kontorløsningen bli aktivitetsbasert er et mulig svar, men løsningen er definitivt ikke tradisjonelle cellekontor.