Er vi klare for digitaliseringen?

Ole Kristian Amdam er avdelingsleder i Atea og har jobbet med prosjektleveranser i Atea i 10 år.

SYNSPUNKT: Er vi klar for dette? Har vi plutselig blitt bedre enn før til å lede IT prosjekter? 

Ryktet til IT prosjekter er frynsete. Det henvises til at så mye som 40 til 75 prosent av prosjektene feiler. Den nøyaktige prosentsatsen er ikke viktig. Viktig er det at historisk har veldig mange IT prosjekter feilet på tid, kost og kvalitet og ikke gitt ønskede gevinster. Hva har endret seg i 2018?

Riksrevisjonen gir «flengende kritikk».

IKT Norges sier at «Mange prosjekter har for dårlig kontroll, sikkerheten er ikke god nok og budsjettene sprekker og tida går» IKT Norge har gått så langt som å anbefale en havarikommisjon for IT prosjekter.

IT bransjen i 2018 akselererer og nye løsninger på gamle og nye problemer dukker opp i et tempo som beskrives som den fjerde industrielle revolusjonen. IOT, Big Data, Analytics, SmartCity og ett kobbel andre ord som beskriver mer eller mindre avanserte IT løsninger er i media, på messer og i faglitteratur.

Legitimiteten som et samlet rop om digitalisering gir ledere i offentlig sektor til å bevilge penger til IT prosjekter øker investeringstakten. Prosjekter startes og avsluttes hver eneste dag over hele kommune Norge. Med en betydelig andel av prosjekter som feiler, så er vel det et stort problem? Skal felleskapets penger brukes på den måten?

Utfordringen er todelt. Investeringskostnader som potensielt blir høyere enn forventet og driftskostnader som og potensielt blir høyere enn forventet. Dette være seg lisenser, drift og vedlikehold eller andre løpende utgifter. Dette er ikke en ny problemstilling men den vil øke i omfang etter hvert som investeringene øker i omfang.

Den enkle matematikken tilsier at summen av investering- og driftskostnadene som prosjekter tar må dekkes inn av gevinstene prosjektet gir. Kommune-Norge kommer ikke utenom at de må ta sjansen og investere i teknologi. Men bør det gjøres annerledes enn hva som er gjort tidligere?

For å bli bedre på å lede IT prosjekter må kommunen jobbe med prosjektmodenheten i organisasjonen

En kommune vil eller står allerede ovenfor 100+ små og store teknologiske innvesteringsinitiativ, fordelt over flere etater innenfor mange forskjellige fagfelt. Basert på nevnte prosentsats vil en betydelig andel av disse prosjektene ikke levere på tid, kost, kvalitet eller ønskede gevinster.

Det gir tapte investeringskostnader og trolig økte driftskostnader. Hvor mange prosjekter uten de planlagte gevinstene tåler en kommune før det går utover tjenestene kommunen skal yte? Viktigheten av å satse på de riktige prosjektene blir veldig tydelig i dette perspektivet.

Er vi klar for digitaliseringen, er vi blitt bedre på IT prosjekter enn tidligere?

Digitaliseringen er her, den må vi være klar for. Da står vi igjen med at prosjektene må styres med tydelig metodikk og knallhardt fokus på gevinstrealisering. Prosjektene som gir høyest gevinst må settes i gang, og de som feiler må man sørge for feiler raskt.

Gevinstrealiseringen må håndteres med fokus og ansvarliggjøring. Dette må ned på et nivå hvor navngitte enkeltpersoner får ansvaret for å hente ut, og rapportere på de planlagte gevinstene.

Både prosjekter som feiler og det som går bra må dokumenteres, og læres av. Organisasjonen må bli god på å kvalifisere prosjekter. Organisasjonen må bli tilsvarende god på å avslutte prosjekter. Når et prosjekt fullføres må det jages etter gevinster.

For å bli bedre på å lede IT prosjekter må kommunen jobbe med prosjektmodenheten i organisasjonen. Kommunene står ovenfor et betydelig samkjørings og kompetansebehov innenfor digital kompetanse, innovasjon, innkjøp, oppfølging av kontrakter, prosjektledelse, porteføljestyring og teft for hvilken prosjekter som skal i gansettes når. Feiler Digitaliseringsprosjektene, så feiler kommunen i sin tjenesteyting.