Endringsledelse: Kommunikasjon som virkemiddel

SYNSPUNKT: Som regel er det de negative tankene som melder seg når en virksomhet skal gjennom endringer. Uavhengig av hvor frivillige endringene er. De ansatte blir usikre på stillingene sine og fremtiden er alt annet enn forutsigbar. I mange tilfeller vil det også florere med rykter og forskjellige historier internt innad i virksomheten noe som kan bidra til at endringene møter motstand.

Slike situasjoner er ikke bare lite gunstige, men kan bidra til at helt nødvendige endringer blir vanskelige å gjennomføre. Men det finnes grep du som leder kan ta for å gjøre endringene mer håndterlige for alle parter. Et av de viktigste er å være bevisst på hvordan du kommuniserer, og ha en langsiktig strategisk plan bak budskapet.

Ta eierskap til budskapet

Én av dem som har vært med på å definere feltet, og påvist at endring kan gjøres på en måte som ikke svekker virksomhetens troverdighet, er John Paul Kotter. Amerikaneren er en av de ledende professorene på Harvard Business School og har i boken Leading Change fra 2012 og i oppfølgeren Accelerate fra 2014, lansert og videreutviklet en modell som tar for seg ulike trinn i en endringsprosess og hvordan de burde kommuniseres.

Den innledende fasen handler om å ta eierskap til budskapet. Fremfor å forsøke å gå stille i gangene burde du som leder ta steget opp på scenen og beskrive situasjonen fra ditt ståsted. Ved å gjøre det sikrer du deg at ikke ulike historier ender opp som ubekreftede sannheter. Gjennom å eie budskapet kan du formidle endringenes uunngåelighet, og gjøre ting forutsigbare. Det skaper fellesskapsfølelse.

Ved å vise hva som lykkes når det lykkes, vil dine ansatte lettere forstå hvorfor endringene er nødvendige.

• Se video om endringsledelse i lederbiblioteket.

Hør alle stemmer

Fellesskapsfølelse kan ikke overvurderes, og derfor er et annet godt tips å sette sammen en koalisjonsgruppe. En annen måte å skape eierskap er nemlig ved å lage et endringsteam med ansatte som har ulike posisjoner i hierarkiet. På den måten kan endringen forankres som en rød tråd gjennom hele virksomheten. Det blir en toveis-kanal hvor du hele tiden kan oppdatere deg på hva ulike stemmer mener, samtidig som gruppen kan være med på å bygge opp under en samlet stemme utad. Får du til disse tingene har du et godt utgangspunkt.

Kommuniser hvorfor

Men jobben er ikke gjort ennå. Fundamentale endringer i de aller fleste tilfeller langtekkelige. Det kan ta tid før ting setter seg og går etter planen. John Kotter nevner to ting som er vesentlige for å lykkes på lang sikt. Det første handler noe motstridende om å sette seg kortsiktige mål, og det andre er å kommunisere tydelig når de blir oppnådd.

Ærlighet og tydelighet bygger troverdighet og tillit

Seiere og suksess vil opprettholde entusiasmen du skapte da du definerte situasjonen, uansett hvor små de er. Å gjøre det styrker ikke bare moralen, men viser også at endringen har noe for seg. Det er lett å henge seg opp i avskjedigelser og permitteringer, eller kutt og nedbemanning. Men ved å vise hva som lykkes når det lykkes, vil dine ansatte lettere forstå hvorfor endringene er nødvendige og hvordan det gagner både virksomheten som helhet og hver enkelt arbeidstaker.

Bruk språket riktig

Et nøkkelmoment for å lykkes med endringskommunikasjon er at du greier å både skape og opprettholde troverdighet. For å få til det må budskapet ditt være det samme hele tiden. I tillegg må det også være tydelig og enkelt. Stryk all sjargong og uttrykk som «synergieffekt» og «proaktiv». Blir språket svevende kan tilliten svekkes, og endringsprosessen blir en ovenfra-og-ned-situasjon, hvor de ansatte ikke opplever at de er en del av virksomheten. Ved å være klar og tydelig, virker du vennlig innstilt og kan forsikre deg om at budskapet fyller den intenderte funksjonen.

Vær ærlig

For å holde på troverdighet over tid og bygge tillit, kreves det at du er ærlig. Også i nedgangstidene. Bak en nedbemanning på 50 personer finnes det 50 forskjellige mennesker med like mange ulike historier. Hvis du har fått de ansatte til å akseptere og føle eierskap til endringsprosessen, vil de mest sannsynlig ha en forståelse for at endringer også fører med seg konsekvenser. Det kan være ubehagelig, men ved å være ærlig om disse konsekvensene øker du kredibiliteten og viser at du er en leder som de ansatte kan stole på.

John Kotter går empirisk til verks i bøkene sine når han viser at de bedriftene som har lyktes best med endringsprosesser, er de hvor ledelsen har kommet uoverensstemmelser i forkjøpet.

Bygg opp under fellesskapsfølelsen

Alle virksomheter, uavhengig av størrelse vil måtte gå gjennom endringer. Tilknyttet til det finnes en rekke utfordringer. For å lykkes med endringsprosessen og kommet styrket ut av den, er tydelig kommunikasjon nøkkelen. Det handler om å skape en fellesskapsfølelse som gjør at hele virksomheten opplever eierskap til endringene. I stedet for at det blir et «oss» mot «dem» blir det et inkluderende «vi» som takler utfordringene sammen. Vet du hvordan du kommuniserer internt, og er konsistent i beskjedene utad bygger du tillit og troverdighet.

Vær tett på og tenk langsiktig

Å styre en virksomhet gjennom store endringer er utfordrende. Men ved å ha en langsiktig kommunikasjonsstrategi, kan du unngå å stå alene i stormen.

Endring trenger nemlig ikke å bety motstand. Ærlighet og tydelighet bygger troverdighet og tillit. Selv om det er lettere sagt enn gjort, vil både du og virksomheten din tjene på at kommunikasjonen i store endringsprosesser er gjennomtenkt.

Anne Bergvad er daglig leder i Retorika og skriver for Dagens Perspektiv om retorikk og kommunikasjon.