Dreamstime.
Vær forsiktig med å snoke i ansattes e-post: Også jobb-mailen er privat
En kollega er syk, men har fått et viktig svar fra en kunde på sin e-post. Eller du mistenker en av dine medarbeidere i å dele sensetiv informasjon om bedriften med en konkurrent.
Hva gjør du? Kan du gå inn via systemet og sjekke hva medarbeidere og kolleger har liggende på sin jobb-mail?
Allerede i 2009 fikk personopplysningsforskriften et nytt kapittel som omhandler «Innsyn i e-postkasse mv.» Advokat og redaktør i Amedias arbeidsrettstjeneste jobbraadgivning.origo.no, Ole André Oftebro opplever likevel at forståelsen for regelverket er mangelfull, spesielt i små og mellomstore virksomheter.
Han sier at arbeidsgivere må være særdelse forsiktige før de krever innsyn hi e-postene til en ansatt. I utgangspunktet tilhører e-post-kontoen den private sfæren.
– Retten til privatliv gjelder også på jobb, og følgelig er det ikke fritt frem for å snoke i ansattes e-poster, sier Oftebro.
– Hvorfor ønsker arbeidsgivere innsyn i ansattes e-poster?
– Det kan være mange grunner til det. En vanlig situasjon er at viktige dokumenter eller informasjon er sendt til en arbeidstaker, som er blitt syk. En annen typisk situasjon er at arbeidsgiver mistenker at en ansatt driver med noe som ikke tåler dagens lys, sier advokat Oftebro, som forteller at han har vært borti flere saker der ansatte har drevet regelrett kriminalitet via jobbe-posten.
– I forbindelse med avslutning av arbeidsforhold er det heller ikke uvanlig at noen arbeidstakere føler seg fristet til illojale disposisjoner, for eksempel oversendelse av kundelister eller andre forretningshemmeligheter til egen kommersiell utnyttelse, sier Oftebro.
Ole André Oftebro er partner i Advokatfirma Ræders arbeidsrettsavdeling og redaktør for Amedias arbeidsrettstjeneste jobbraadgivning.origo.no.
Kan medføre stor skade
Dersom viktig informasjon ligger utilgjengelig i en e-postkasse, kan det ifølge Oftebro medføre stor skade for en virksomhet, for eksempel ved at prosjekter stopper helt opp eller kommer galt av sted. Arbeidsgiver kan også risikere tap av kontrakter, dersom et tilbud med akseptfrist ligger i innboksen til en fraværende arbeidstaker. I noen tilfeller kan arbeidsgiver også frykte å bli assosiert med ulovlige eller klanderverdige handlinger fra arbeidstaker.
– Hva er ditt råd til arbeidsgivere som mistenker at ansatte bruker e-post i privat øyemed i alt for stor grad, eller enda verre, mistenker at job-mailen brukes i ulovlig aktivitet?
– Arbeidsgiver kan fastsette interne retningslinjer om bruk av e-post, men vil ikke dermed få utvidet rett til innsyn. Slike retningslinjer kan for eksempel gå ut på at e-postadressen ikke skal benyttes til privat korrespondanse, eller at arbeidstaker i privat korrespondanse må fjerne signatur med virksomhetens navn og adresse, sier Oftebro.
– Det viktigste rådet jeg kan gi er imidlertid å innarbeide gode rutiner for lagring av virksomhetsrelatert e-post på fellesområder. På den måten kan man sikre at alle som for eksempel er knyttet til et prosjekt, får tilgang til relevant korrespondanse. Arbeidsgivere som vurderer innsyn bør sette seg grundig inn i reglene og ev. forhøre seg med en advokat, før innsynet gjennomføres., sier advokat Ole André Oftebro.
En fersk dom i EU-domstolen, sier at det ikke er forbudt for arbeidsgivere å sjekke medabeideres e-poster. Dette vil ikke ha bedtydning for de norske reglene, sier Oftebro. Dommen slår bare fast at innsyn ikke er i strid med EUs lovgivning om vern av privatliv, og ikke til hinder for at nasjonalstatene kan regulere
innsyn.
10 ting du bør vite før du snoker i de ansattes e-post
- Arbeidstakers e-post er vernet som privat korrespondanse: Reglene om innsyn i arbeidstakers e-post er strenge. Retten til privatliv gjelder også på jobb, og følgelig er det ikke fritt frem for å snoke i ansattes e-poster.
- Arbeidsgiver kan ikke utvide innsynsadgangen gjennom avtale: AMange arbeidsgivere har et ønske om å regulere arbeidstakers bruk av jobbe-post og utvide adgangen til kontroll og/eller innsyn, gjennom arbeidsavtalen eller ved å hjelp av interne retningslinjer. Så enkelt er det imidlertid ikke. Personopplysningsforskriften fastslår at arbeidsgiver ikke kan «fastsette instruks eller inngå avtale om arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse til ugunst for arbeidstaker».
- Innsyn kan foretas hvis det er nødvendig for å ivareta den daglige drift e.l.: I tilfelle det er nødvendig for å ivareta den daglige drift eller andre viktige interesser for virksomheten, vil arbeidsgiver ha rett til å foreta innsyn i en arbeidstakers e-post. Et typisk eksempel er der arbeidsgiver ikke får kontakt med arbeidstakeren og det ligger et tilbud med kort akseptfrist i innboksen hans.
- Innsyn kan foretas ved begrunnet mistanke om grove pliktbrudd eller andre sterkt klanderverdige forhold: En annen situasjon som berettiger innsyn i e-post, er der arbeidsgiver har mistanke om at arbeidstaker foretar grove brudd på sine tjenesteplikter eller på annen måte benytter e-postkassen til sterkt klanderverdige formål. Det er verdt å merke seg at mistanken må være begrunnet i faktiske omstendigheter.
- Innsyn i arbeidstakers e-post skal forhåndsvarsles: Som den klare hovedregel skal arbeidstakers varsles og gis anledning til å uttale seg, før innsynet foretas. Unntaksvis kan arbeidsgiver i stedet orientere arbeidstaker skriftlig etter at innsyn er foretatt, men dette gjelder bare der forhåndsvarsel ikke er praktisk mulig.
- Varselet skal beskrive arbeidstakers rettigheter og hvorfor innsyn er berettiget: Forhåndsvarselet til arbeidstaker skal være skriftlig og opplyse om hvorfor arbeidsgiver mener å ha rett til innsyn, jf. punkt 3 og 4 ovenfor. I tillegg skal varselet inneholde informasjon om arbeidstakerens rettigheter, se punkt 8 og 9 nedenfor.
- Innsyn i speilkopi av e-postkasse skal gjøres etter samme regler: Når innsyn foretas på grunn av mistanke om kritikkverdige forhold, vil arbeidsgiver ha grunn til å frykte at arbeidstaker sletter filer som ikke tåler dagens lys, så snart han mottar et varsel om innsyn. I virksomheter som ikke har automatisk backup av e-postkorrespondanse, anbefaler jeg derfor å ta en speilkopi av e-postkontoen før arbeidstakers varsles. Arbeidsgiver kan da foreta innsyn i speilkopien etter samme regler som gjelder for øvrig. Arbeidstaker har ikke rett til å unndra korrespondanse fra innsyn, så lenge kravene til innsynet blir oppfylt.
- Arbeidstaker har rett til å være til stede under innsynet: Arbeidstaker har rett til å være til stede under e-postinnsynet, der dette er praktisk mulig.
- Arbeidstaker har rett til å ha med en rådgiver under tilsynet: Arbeidstaker har også rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt, advokat eller annen rådgiver under innsynet.
- Brudd på ovennevnte regler kan bli dyrt! : Dersom innsynet skjer i strid med personopplysningslovens regler, er det å anse som ulovlig. Et ulovlig innsyn kan medføre erstatningskrav, krav om oppreisning og overtredelsesgebyr fra Datatilsynet. Etter praksis ligger normalnivået for oppreisning mellom kr 30 000,- og 50 000,-, mens overtredelsesgebyr kan bli betydelig høyere.
Kilde: Ole André Oftebro, partner i Advokatfirma Ræders arbeidsrettsavdeling
og redaktør for Amedias arbeidsrettstjeneste jobbraadgivning.origo.no.
