Kjenner arbeidsretten: Forfatterne av boken «Praktisk og enkelt om arbeidsrett», Gunn Kristin Olimstad og Øystein Bonvik.

Foto

Bård Gudim. 

LEDERVERKTØY: Når Arbeidstilsynet banker på døra

Publisert: 10. juni 2016 kl 11.20
Oppdatert: 10. juni 2016 kl 11.20

I 2015 ble over 1100 kontorarbeidsplasser kontrollert av Arbeidstilsynet. Resultatet var nedslående: Over 60 prosent får «ikke bestått». 

Ifølge en fersk undersøkelse fra YouGov er HMS (helse, miljø og sikkerhet) den oppgaven som flest ledere (58 prosent) sier de bruker mest tid på.  Fire av ti (41 prosent) er enige i at det er flere utfordringer knyttet til ansattes rettigheter og plikter enn det var før.

Undersøkelsen viser også at nesten hver tredje sjef har vært i situasjoner hvor egne ansatte har hatt mer kunnskap om sine juridiske rettigheter enn dem selv.

Ekspert i arbeidsrett, Gunn Kristin Olimstad hos Advokatfirmaet DLA Piper og kommunikasjonsrådgiver og forfatter, Øystein Bonvik, har blant annet sett nærmere på hva ledere bør vite når Arbeidstilsynet kommer på besøk. Tipsene er å finne i boken Praktisk og enkelt om arbeidsrett, en bok som er ment å være til hjelp for ledere som må håndtere hverdagsjussen på egen arbeidsplass. Det viser seg at god kunnskap om arbeidsrett er viktig når tilsynet kommer. Tallene fra YouGov-undersøkelsen bekrefter at mange feiler før de lærer. Gode rutiner og god dokumentasjon er alfa og omega.


«Tilsynet kommer gjerne uanmeldt, og de vil ofte snakke med verneombudet – som alle bedrifter med mer enn 10 ansatte må ha»

Dårlig kunnskap

Hvert år besøker Arbeidstilsynet tusenvis av norske arbeidsplasser for å undersøke om de følger arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter. De siste fem årene har tilsynet funnet mangler hos rundt 60 prosent av disse. Undersøkelsen viser at nesten halvparten av ferske ledere har dårlige kunnskaper om arbeidsrett. En fjerdedel av de spurte sier at de har lært arbeidsrett ved å gjøre noen feil.

Saken fortsetter under annonsen

Rundt 1100 av de nesten 18.000 besøkene Arbeidstilsynet foretok i fjor var til typiske kontorarbeidsplasser. Her, som i andre typer bedrifter, er brudd på forskrifter rundt helse, miljø og sikkerhet (HMS) det som oftest gjør at arbeidsgiver får en bemerkning. Tallene fra YouGov viser også at HMS er det arbeidsrettslige elementet de fleste ledere sier de bruker mest tid på i hverdagen.

Dokumentasjon og rutiner

Gunn Kristin Olimstad, påpeker at HMS er et vidt begrep som det kan være utfordrende for mange ledere å ha full oversikt over. Det omfatter alt fra sittestilling og tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne til overtidsarbeid og oppfølging av sykefravær. Ifølge Olimstad kan ledere ta noen enkle grep for å være forberedt når Arbeidstilsynet kommer.

– Tilsynet varsler gjerne før de kommer, men de kan også komme uanmeldt, og de vil ofte snakke med verneombudet – som alle bedrifter med mer enn 10 ansatte må ha. Derfor er det viktig for en arbeidsgiver å legge til rette for at det velges et verneombud som er godt orientert om virksomhetens HMS-rutiner/internkontrollsystem, sier hun.

Hun legger til at en leder alltid bør sørge for skikkelig dokumentasjon på alt fra HMS-rutiner og arbeidsavtaler til hvor mye de ansatte jobber samt overtidsbruk.

– Arbeidstilsynet kan be om slik dokumentasjon på stedet når de kommer på tilsyn. Gode rutiner og dokumentasjoner er alfa og omega, påpeker hun.

LES MER:

Saken fortsetter under annonsen

Sanksjoner

Finner Arbeidstilsynet brudd på lover og regelverk, kan de blant annet: pålegge arbeidsplassen å endre praksis i tråd med det som gjelder, skrive ut et gebyr eller beordre stans hvis det er overhengende fare for liv og helse. Det siste er det sjelden bruk for på kontorarbeidsplasser, men et gebyr er alvorlig nok for mange ledere.

Når Arbeidstilsynet kommer på besøk, er det viktig å etablere en god dialog med det samme. Hvis man får et varsel om pålegg, gir tilsynet bedriften en frist til å utbedre de forholdene som ikke tilfredsstiller kravene i regelverket. Her bør man bruke anledningen til å forklare hvilke tiltak man vil sette i gang for å rette opp feil samt påpeke tiltak som allerede er gjennomført eller er underveis, ifølge Olimstad.

– Igjen vil god dokumentasjon være til stor hjelp, påpeker hun.

Oppdater kunnskap om arbeidsrett:

  • Skaff deg kunnskapen før du gjør dyrekjøpte feil
  • Halvparten av norske ledere har dårlige kunnskaper om arbeidsrett
Helse, miljø og sikkerhet (HMS):
  • Brudd på forskrifter rundt helse, miljø og sikkerhet (HMS) er det som oftest gjør at arbeidsgiver får en bemerkning
  • HMS er det arbeidsrettslige elementet de fleste ledere sier de bruker mest tid på i hverdagen.
Enkle grep:
  • HMS omfatter alt fra de ansattes sittestilling, og tilrettelegging for arbeidstakere, til arbeidstid, oppfølging av sykefravær og psykososiale forhold
  • Alle bedrifter med mer enn 10 ansatte må ha et verneombud. Sørg for at den som blir valgt skaffer seg god oversikt over virksomhetens HMS-/Internkontrollrutiner
Dokumentasjon og rutiner:
  • En leder bør alltid sørge for skikkelig dokumentasjon på alt fra HMS-rutiner og arbeidsavtaler til hvor mye de ansatte jobber samt overtidsbruk
  • Vær forberedt på å måtte vise frem slik dokumentasjon på stedet når Arbeidstilsynet kommer på tilsyn
Konsekvenser:
  • Du kan bli pålagt å endre praksis i tråd med det som gjelder, få bøter eller bli beordret til å stanse virksomheten hvis det er overhengende fare for liv og helse
  • En bot kan være alvorlig nok for mange ledere
Kommunikasjon:
  • Ha en god dialog med Arbeidstilsynet når de kommer
  • Dersom du får et varsel om pålegg, får du samtidig en frist til å utbedre forholdene som ikke tilfredsstiller kravene
  • Da må du forklare hvilke tiltak du vil sette i gang for å rette opp feil samt påpeke tiltak som allerede er gjennomført eller er underveis – dokumenter dette