Høy produktivitet i arbeidslivet? – Det er all grunn til å dempe selvtilfredsheten

Målinger har opp igjennom årene påvist at produktiviteten i det norske arbeidslivet er høy og høyere enn i for eksempel i USA. Imidlertid kan den relativt høye produktivitetskåren i stor grad forklares med at det utvinnes store verdier på få timer i Nordsjøen.

Dersom olje- og gassektoren holdes utenfor er ikke produktiviteten i det norske arbeidslivet like imponerende. Derfor er det all grunn til å dempe selvtilfredsheten.

Produktivitet avhenger til dels av hva slags arbeidsliv vi har. For den enkelte arbeidsgiver dreier det seg først og fremst om å gjøre arbeidstakerne produktive.

I Norge er det en sterk tro på at det er en positiv korrelasjon mellom trivsel og produktivitet, men sammenhengen mellom trivsel og produktivitet er uklar.

Det er nok heller motivasjon enn trivsel som gir resultater, og trivsel og motivasjon er ikke det samme.

Mange bedrifter satser på at kontorutformingen og moderne informasjonsteknologi vil øke produktiviteten. Satsning på åpne kontorlandskap og aktivitetsbaserte arbeidsplasser begrunnes med at løsningene er arealeffektive og styrker samspillet mellom brukerne. Analyse og forskning viser imidlertid at mange brukere opplever utfordringer med støy og avbrytelser i arbeidet, og dette kan redusere produktiviteten. Nye data- og telefonsystemer gjør det mulig å kommunisere raskt og effektivt, men på tross av teknologien finnes det betydelige utfordringer knyttet til kommunikasjon og tilgjengelighet. Dette kan bli svært kostbart for bedriftene i form av forsinkelser, misforståelser og bortkastet arbeidstid.

Kostbare tidstyver

Mange yrkesaktive har en svært oppstykket arbeidsdag som ofte er preget av mange «tidstyver». Begrepet tidstyv er ikke entydig definert, men har etter hvert gått inn i dagligtalen og brukes ofte synonymt med «bortkastet tid».

De to viktigste tidstyvene i Norge ser ut til å være ineffektive møter og avbrytelser i arbeidet. Andre tidstyver er dokumentasjonssystemer som er vanskelig å finne fram i, IT-problemer og lite produktiv reisevirksomhet. Et fellestrekk er at det dreier seg om dårlige kommunikasjonsrutiner. Dette kan fortone seg som paradoksalt i en tid hvor det finnes mye kommunikasjonsteknologi. Det er en påminnelse om at det ikke kun er teknologien i seg selv, men hvordan teknologien anvendes som er avgjørende for produktiviteten.

Både når det gjelder kontorløsningene og IT-systemene etterlyser vi et overgripende kommunikasjonsperspektiv og fokus på sammenhengen mellom rammebetingelser, arbeidsformer og produktivitet.

Mangler kunnskap om arbeidsmønsteret

I bedriftene er det vanlig å føre timeregnskap som forteller hvor mye tid som er brukt på ulike produkter. Imidlertid utelater mange å kartlegge arbeidsmønsteret som ligger bak dette regnskapet. Den mest pålitelige måten å gjøre dette på er å be medarbeiderne rapportere aktiviteter i dagbokformat i tidsbruksundersøkelser.

Det finnes en lang tradisjon for å måle aktiviteter utenfor arbeidstiden, mens den type kartlegging av selve arbeidsdagen er lite benyttet. Ved å ta i bruk dagbokbaserte tidsbruksundersøkelser kan man også komme på sporet av andre og interessante forhold som påvirker produktiviteten, for eksempel sammenhenger mellom fysiske forhold på arbeidsplassen og en oppstykket arbeidsdag, samt forbindelser mellom teknologibruk, kommunikasjonsformer og møteeffektivitet.

På denne måten avdekkes lite produktiv tidsbruk samtidig som denne typen datainnsamling i seg selv bidrar til refleksjon om hva arbeidstiden bør brukes til. Målsettingen må være å skape høy produktivitet basert på god bruk av tiden, noe som fordrer god kunnskap om arbeidsmønsteret og tidstyvene i den enkelte organisasjon.

Det er også grunn til å tro at økt produktivitet basert på en slik tilnærming, går hånd i hånd med det å skape god motivasjon og bedre arbeidshverdager for medarbeiderne.

Jan Kristian Karlsen er fagbokforfatter og daglig leder i Company Pulse AS. Gustav Haraldsen er fagbokforfatter og metoderådgiver i Statistisk sentralbyrå.