– Nesten halvparten av tiden vi bruker i møter er bortkastet

– Norske ledere bruker en fjerdedel av dagen i møter. Dette tallet varierer. Noen ledere bruker hele dagen i møter. Jo høyere opp du er i organisasjonen, jo mer av dagen bruker du i møter. Men hvis vi bruker så mye tid i møter, hvorfor er vi ikke ekstremt flinke til å få disse møtene til å fungere?

Henning Bang. Foto: UiO

Foto

Henning Bang. Foto: UiO

Det er Henning Bang, førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo, som spør. Han har forsket på møter og ledergrupper, og har tror det er uvanlig å være svært kompetent på møteledelse og –deltakelse. Han har funnet ut at norske toppledergrupper, både i privat og offentlig sektor, opplever at 40 prosent av tiden de bruker i møter er bortkastet.

Dette gjenspeiles i tall fra andre deler av verden. Man har undersøkt hvordan medarbeidere oppfatter møtene de deltar i, og de svarer at de opplever at 40-50 prosent av tiden er «waste of time».

– Det er et paradoks vi bruker så mye tid på møter, når de ikke er bedre.

Kjennetegn på dårlige møter

Bang har undersøkt hva folk mente gjorde møtene dårlige. Fire ting som skilte seg ut:

• Møtet har ingen agenda: Det første er at møtet ikke har noen agenda eller hensikt, slik at møtedeltakerne blir sittende og lure på hvorfor de sitter i møtet.
• Møtet flyter ut: Det andre kjennetegnet på dårlige møter er at folk begynner å snakke om alt mulig annet, enn det man skal snakke om på møtet.
• Møtedeltakerne drar ikke lasset sammen: Folk i møtet snakker for sin egen syke mor. De er bare interessert i å trekke i den retningen som er i deres interesse.
• Det konkluderes ikke: Møtet avsluttes ikke med en konklusjon eller en oppsummering.

– Det er en person i møtet som har et særlig ansvar for å passe på at man ikke går i møtefellene, nemlig møteleder, sier Henning Bang.

Dette er et ansvar som mange norske toppledere har glemt, mener Bang. De må «sette seg i møtelederstolen igjen».

Se video

Hvordan sørger man for at alle møtedeltakerne blir hørt og hvordan man unngår at møtet trekker ut? Hvordan forholder du deg til konflikter i møter?

Svarene får du i denne videoen med Henning Bang og Rikke Lind

Flere videoer og utdypende artikler finner du i vårt nye lederbibliotek.

Møtelederens ansvar

En av dem som tar møteledelse på alvor er Rikke Lind, generalsekretær i Redningsselskapet. Hun tror 70-80 prosent av arbeidstiden går med til møtevirksomhet.

Lind er opptatt av å ha gode møter, for hun har lang erfaring med mindre gode møter fra tiden sin i politikken og som statssekretær.

– Da hadde vi utallige lange, kjedelige møter. Så jeg har vært gjennom mange dårlige møter, og har vært opptatt av hvordan jeg som leder kan gjennomføre gode, effektive møter, sier hun.

Lind har følgende tips til hva man bør gjør for å skape gode møter:

• Det er viktig å være tydelig på tema for mål og tema for møtet.
• Som leder kan man godt trekke seg litt tilbake og lytte.
• La gjerne ordet gå rundt bordet, slik at alle får komme til ordet.
• Lag en kultur hvor det er greit å stille de «dumme» spørsmålet. De dumme spørsmålene er ikke dumme, og det er ofte flere som lurer på det samme.