Tips til det papirløse kontor

Ideen om det papirløse kontor har eksistert lenge, men det er en utfordring å kvitte seg med papiret. Kanskje oppleves det som mer behagelig å lese på papir enn på skjerm? Kanskje oppleves det som tryggere å ha papirene i fysiske permer enn i digitale mapper? Kanskje oppleves det som lettere å holde orden på fysiske papirer enn på elektroniske dokumenter?

Årsakene til at vi tviholder på papirene våre kan være mange, men for den som vil forsøke å gi slipp på papirhaugene kan det være noen tips å hente hos Erik Bohlin. Han er ekspert på papirløse prosesser, og har i et innlegg hos den svenske arbeidsmiljøavisen Prevent gitt noen praktiske tips om hvordan man kan jobbe i det papirløse kontor. Dette er noen av tipsene:

• Skann inn istedenfor å skrive ut
  Skann inn fysiske dokumenter slik at du kan lagre dem elektronisk istedenfor å ha dem på papir. Bohlins argument er at det er raskere både å håndtere og finne tilbake til elektroniske dokumenter.
   
• Glem mappene - gi i stedet filene smarte navn
  Bohlin anbefaler å droppe de tradisjonelle, digitale mappesystemene. Argumentet hans er at det lett blir rotete og oversiktlig. Et eksempel på dette er når flere medarbeidere som jobber med samme prosjekt, gir mappene ulike navn og legger samme informasjon på ulike steder. IT-eksperten mener det er smartere å jobbe strukturert med filnavn. Tipset hans er å døpe dokumenter med navn ut fra en  "hva hvem dato"-struktur som det er lett å søke i. Et av argumentene er at filnavn rangeres høyere enn mapper når du søker.
   
• Benytt deg av skytjenester
  Fordelen med å lagre dokumenter i nettskyen er at du kan få tak i de samme dokumentene fra ulike enheter, samme hvor du måtte befinne deg. Det er også lettere for kolleger å jobbe med samme dokument, og man kan styre bruken av dokumenter slik at noen kan redigere i det - mens andre bare kan lese. Bohlin minner om at sikkerheten ikke er like god i alle skytjenester. Bruk av skytjenester på jobben forutsetter dermed at man bruker litt tid på å finne en leverandør som tilbyr god sikkerhet.

En annen som har gitt tips om det papirløse kontor, er IT-bloggeren Paul Mah. I et innlegg hos cio.com lister han opp noen av de samme tipsene som Bohlin kommer med, man han anbefaler også at arbeidsgivere legger press på papirglade medarbeidere. Han mener for eksempel at arbeidsgivere bør kartlegge hvor mange sider hver enkelt person skriver ut, og vise dem rapporten. Et annet tips er å gjøre det mindre komfortabelt å skrive ut. Han anbefaler at arbeidsgivere bare har noen få skrivere tilgjengelig, sentralt plassert på kontoret. Ideen er at jo færre det er som har en skriver på sitt eget kontor, jo mindre sannsynlig er det at de skriver ut papirer i vilden sky.