Tid for å forbedre internkommunikasjonen din?
Norske bedrifter ønsker å forbedre sin internkommunikasjon og samhandling. Derfor må intranettet forbedres, viser ny undersøkelse.
Norske intranett står overfor et kraftig redesign. Rundt 40 prosent av norske virksomheter vil redesigne intranettet sitt. Like mange vil både omorganisere innholdet og innføre sosiale verktøy. Over én av fire vil kaste ut sin gamle intranettløsning.
Det viser Intranett-undersøkelsen 2015 som Netlife Research nylig gjennomførte blant 123 norske intranettredaktører og presenterte på sin årlige Intralife-konferanse i mai.
Kraftig utvikling
Som verktøy er intranett i kraftig utvikling. Fra å være et verktøy for enveis formidling av informasjon og rutiner, har intranettet utviklet seg til redskap for intern kommunikasjon og samhandling.
Mens nettet lenge har vært en driver for både forretningsutvikling og samhandling eksternt, begynner intranett å få en tilsvarende rolle internt i digitaliseringen av arbeidsplasser. Dette bekrefter Intranett-undersøkelsen.
Massive endringer
– Gjennomgående planlegger intranettredaktørene å redesigne, innføre sosiale verktøy og omorganisere innholdsarbeidet, sier Sesilie Urkegjerde Halland. Hun er rådgiver i Netlife Research som har 60 medarbeidere i Oslo og Bergen og som lager digitale løsninger hvor brukervennlighet står sentralt.
Rundt 25 prosent svarer dessuten bekreftende på at de vil gjennomføre henholdsvis mobiltilpasning, skifte publiseringssystem og gjøre intranettet universelt utformet. Interessen for å utvikle egen intranettapp er tilnærmelsesvis like null.
– Dette er massive signaler om endringer av intranett, sier Urkegjerde Halland.
Mangler strategi
At en organisasjon bør ha intranett i en eller annen form er opplest og vedtatt, og blir understreket av at 83 prosent av respondentene selv har intranettet som fast startside.
Hvordan intranettet skal være, hersker det adskillig større usikkerhet rundt. 66 prosent har kartlagt de viktigste oppgavene på intranettet. Samtidig svarer 39 prosent at virksomheten ikke har klart definerte mål for hva den skal oppnå. Bare 14 prosent har måltall knyttet til sine mål for intranett.
– Vår erfaring er at god analyse i forkant og involvering av øverste ledelse i planlegging og gjennomføring gir best uttelling i nye intranettprosjekter, sier Urkegjerde Halland.
Sosiale verktøy er på vei inn i norske intranett. Dette er verktøy som minner om Twitter og Facebook. 59 prosent har en eller annen form for sosiale verktøy. Av disse svarer 77 prosent at de fleste i virksomheten foreløpig ikke bruker funksjonene.
Ifølge Netlife Research trenger ikke hverken redesign eller andre forbedringstiltak å være kompliserte affærer. På selskapets nettside forteller bedriften at den hvert år arrangerer Intralife, en to dagers konferanse med workshops og foredrag av noen av verdens ledende intranetteksperter. Der treffer du også andre intranetthoder for nyttig erfaringsutveksling.
Syv råd for bedre intranett
Slik gjør du dagens intranett bedre, og kan samtidig planlegge videreutvikling:
Ta lederansvar
Intranett er et støtteverktøy for ledelse av virksomheten. Fungerer verktøyet sånn?
Det kan ledelsen finne ut av ved en gjennomgang i litt stillere sommertider. Bruk punktene her som et utgangspunkt
Etabler gode mål
Ingen mål, lite mening. Med intranett kan det gå med som så mye annet; med tiden tapes målene av syne og ting går inn i en vant tralt
Ble det opprinnelig satt tydelige mål for intranettet? Hvilke KPI-er ble etablert for å følge med på dette? Blir effekten målt – og tiltak iverksatt på grunnlag av resultatene?
Prioriter de viktigste brukeroppgavene
Spør medarbeiderne om bruk og nytte av intranettet. Bruker de det både på og utenfor kontoret? Hva opplever de som viktigst – hva er toppoppgavene?
Får de gjort det de skal, finner de frem? Ønsker? Følg med på loggene fra søkefunksjonen. Loggene viser tydelig hva medarbeiderne leter etter
Utnytt ny teknologi og nye muligheter
Netteknologien utvikler seg også for arbeidsplassen. Medarbeidere fører timer på mobiltelefon, chat erstatter e-post og nettskyen skaper helt nye muligheter for fildeling og samhandling. At dette blir tatt i bruk ad hoc av medarbeidere reflekterer interesse og behov
Er tiden moden for å videreutvikle intranett fra bare informasjonsverktøy og legge bevisste mål for den nye, digitale arbeidsplassen? Det er ikke uten grunn at sosiale intranett-verktøy kommer for fullt
Fiks det grunnleggende
Ansattesøk, personalhåndbok og vanlig søkefunksjon er klassikere. Fungerer de godt? Er informasjonen à jour? God søketeknologi medfører ikke automatisk gode søkeresultater
Avgjørende er også bevissthet i utforming av titler, ingress/innhold og metadata/tagger. En del av dette er etterarbeid når for eksempel en nyhetsartikkel er ferdig og lett å slurve med. Etablér retningslinjer og følg opp
Rydd opp
Med tiden taper innhold sin relevans. På mange intranett er det flere tusen artikler. Slank bort innhold – rydd opp!
Stram opp organiseringen
I mange organisasjoner er innholdsansvaret delegert til enkeltpersoner og avdelinger. En klassiker i både Internett- og intranett-sammenheng er at høyt volum blir mål, mens de sentrale budskapene blir utydelige
Med færre skribenter og strammere målstyring av produksjonen kan relevans og presisjon i innholdet bli bedre.
Netlife Research
