Ledelsesrådgiver Jan Wiese anbefaler deg å kontrollere tidsbruken din, og at du setter deg inn i den andre personens ståsted, når du skal kommunisere med negative personer.
Lederverktøy: Lær deg kommunikasjon med negative personer
Det er to hovedtilnærminger som ledere kan benytte når de skal kommunisere med negative personer, ifølge ledelsesrådgiver Jan Wiese. Hvilken du velger avhenger av hvor mye tid du har til rådighet.
– Dette er på mange måter forskjellen mellom hard og myk ledelse. Valget handler om en tidsdimensjon. Har du nok tid, velger du én kommunikasjonsstrategi. Har du ikke tid, velger du en annen, sier han til Ukeavisen Ledelse.
Ledernes problem er at de ofte opplever at de ikke har har nok tid. Det er flere årsaker til dette: Hverdagen kan være hektisk, de mangler kompetanse til å få noe konstruktivt ut av slike dialoger eller de synes det er ubehagelig å håndtere konfliktsituasjoner generelt.
Kompetansetap
Man mister verdifull kompetanse på sikt dersom man ikke tar tak i negativiteten, hevder Wiese. Han mener det er lett å tenke at folk er negative bare fordi de er sånn, uten å gå i dybden for å løse problemet.
– Folks kunnskaper og holdninger er en del av den systemiske helheten. Alt henger sammen. Derfor er det viktig at lederen signaliserer villighet til å se på de reelle forholdene. Samtidig må man ha i bakhodet at man ikke kan bruke for lang tid og for mye ressurser på denne kommunikasjonen, sier han.
Ledelsesrådgiver Jan Wiese anbefaler deg å kontrollere tidsbruken din, og at du setter deg inn i den andre personens ståsted, når du skal kommunisere med negative personer.
Dårlige nyheter
En leders kommunikasjon med en negativ medarbeider inneholder ofte en eller annen form for såkalt levering av dårlige nyheter, ifølge Wiese.
– Lederen må da presentere argumentene som er for og imot, og gå igjennom begge sider av saken uten avbrytelser. Til slutt må nyheten ,eller beslutningen, formidles. Du må veksle på å ivareta den funksjonelle rollen som leder og å være ditt autentiske jeg i slike situasjoner. Det er viktig at en leder kan gjennomføre dette skiftet. Noen gjør det naturlig, men de fleste trenger å trene på denne typen atferd, forklarer han.
Det er ikke enkelt å kommunisere med personer med en negativ innstiling, heller ikke å løse problemene der og da. Derfor bør man unngå en overfladisk innstilling om at dette skal løses raskt. Den innstillingen er nemlig synlig.
– Du må søke å moderere atferden, og opptre langsomt og rolig. Du er nødt til å sette deg inn i årsaken til at andre mennesker reagerer som de gjør. Du må legge ned en innsats for å forstå dem, uten at du nødvendigvis trenger å være enig i konklusjonene deres., utdyper Wiese.
– Ikke bli med på dramaet
Han legger til at det er mange ledere som synder her, spesielt ved ikke å ta denne delen av jobben på alvor. Han etterlyser en mer ydmyk holdning om at ledere også har noe å lære i slike situasjoner.
– Samtidig er det lett å la seg engasjere for mye, og det er muligens mange som er redde for dette. Ved å engasjere seg for mye, kan man bli dratt inn i dramaet. Hele tiden må du ha fokus på å kunne gå inn og ut av den profesjonelle rollen, men uten å miste målet av siktet, sier han.
Vedvarende negative medarbeidere må tas på alvor, fordi de kan koste bedriften mye på sikt, ifølge Wiese.
– Det er mange konflikter som oppstår på grunn av det som i utgangspunktet bare var småirritasjoner blant medarbeidere. Disse kan potensielt vokse seg store over tid, og de koster bedriftene mye, avslutter han.
Lederverktøy
Slik fører du en konstruktiv samtale med negative personer:
Vis empati:
- Når personen du snakker med har en negativ innstilling, bør du identifisere hva som plager dem og heller søke å bytte emne
- Gi uttrykk for at du lei deg for å høre det, for så å komme med et mer positiv forslag
Gi komplimenter:
- Uten å dvele ved personens negative innstilling, gi i stedet personen komplimenter for hvordan de har håndtert situasjonen
- Eksempelvis kan du gi uttrykk for at du er imponert over personen, og hvordan situasjonen ble håndtert, uten at personen mistet kontrollen
Gi din versjon:
- Dersom du har opplevd lignende situasjoner som personen klager over, gi din versjon av det du opplevde – gjerne med et mer positivt resultat
- Du kan eksempelvis fortelle om at du opplevde det samme, men også grunnen til at du klarte å løse problemet
Gjenta:
- Ved å gjenta det personen sier kan det få en reflekterende effekt på personen, og føre til at det som sies tenkes over på nytt
- Eksempelvis kan du fortelle personen at « det høres ut som om du lei av å bli satt til mange forskjellige oppgaver, stemmer det? Resultatet kan bli at personen nyanserer hva han opprinnelig mente med kritikken. Svært ofte er det ikke så alvorlig som det kunne virke første gangen
Tilby din hjelp:
- Svært ofte er klagingen i realiteten et rop om hjelp. Mange har problemer med å be om hjelp, siden det kan føles fornedrende eller som et tegn på svakhet eller hjelpeløshet
- Ved å vise at du er tilgjengelig og villig til å hjelpe -personen, kan personen føle at du er akkurat det han trenger. Det påvirker forholdet deres
Skift emne:
- Etter at du har bekreftet det du har hørt bør du skifte til et mer positivt emne
- For eksempel kan du si at du er lei deg for å høre at personen har en konflikt gående med kollegaen, og at du håper de kan løse uenigheten. Et overgangsspørsmål kan være å skifte over til familiære spørsmål som om hva familien skal gjøre i helgen. Deretter bør du gå direkte til neste emne
Ikke engasjer deg for mye:
- Unngå å gå for dypt inn. Sett grenser og ikke bli en del av dramaet.
- Ikke bruk for mye tid på å lytte til klaging. Sett en tidsgrense, og planlegg når du skal gå tilbake fra møtet
- Dersom personen fortsetter, vær forberedt på å bruke tydelige virkemidler. Reis deg opp eller lag mer plass mellom dere. Ikke oppmuntre negativ oppførsel
Jaqueline Whitmore, forfatter og gründer av The Protocol School of Palm Beach / Entrepreneur.com
