Kutt de eviglange e-post-trådene!

Du kjenner deg sikkert igjen. En e-post-samtale starter med noen enkle spørsmål og svar om et konkret emne, men så skjer det noe... Du selv, eller noen av de andre som står i til-listen, lurer på noe helt annet og sender avgårde også dette spørsmålet ved å trykke på svar-knappen. For det er tross alt det enkleste akkurat der og da.

Resultatet kan eviglange e-post tråder det er vanskelig å finne fram i. Rett og slett fordi innholdet ikke har noen ting med tittelen i emnefeltet å gjøre. Et annet irritasjonsmoment er når tråden utvikler seg til å handle om noe annet, mens alle mottakerne fremdeles står på til-listen. Dermed renner e-postene inn til ganske mange som ikke lenger har noen som helst interesse av det som foregår.

Skribenten Wayne Turmel gir i et innlegg hos Management Issues noen tips om hvordan du kan gå fram for å stoppe elendigheten. Dette er tre av dem:

• Hvis emnet for e-posten ikke har noe med overskriften i det nåværende tittelfeltet å gjøre, oppretter du en ny e-post med et nytt tittelfelt.
• Hvis relevant informasjon ligger mer enn to e-poster dypt i tråden, klipp ut og lim inn den relevante informasjonen i en ny e-post.
• Hvis du setter en leder i kopifeltet for at han eller hun skal kunne følge med, forklar hva de bør se etter. Ikke forvent at de skal lese igjennom hele tråden for å finne ut av hva problemet er.

Hvis du, frivillig eller ufrivillig, er blitt en del av en langvarig og lite relevant e-post-tråd, lag deg ditt eget system. Lag deg en mappe med dokumenter/e-post hvor du limer inn og lagrer kun den informasjonen du finner relevant. Gi dokumentet et navn som du faktisk forstår også når det gått en uke eller to.