Bruk tiden smartere på jobb

Helt siden industrialiseringens gjennombrudd har normalarbeidsdagen vært kjernen i det tradisjonelle arbeidstidsregimet. Gjennom alle disse årene har majoriteten av arbeidsstokken jobbet til omtrent samme tider, og derfor også hatt fri fra det betalte arbeidet omtrent samtidig. Dette bildet er imidlertid i endring, og med større endringer i normalarbeidsdagen blir det viktig å legge mer til rette for økt fleksibilitet.

Jan Kristian Karlsen, daglig leder av selskapet Company Pulse, skriver om dette i sin nye bok Tid til arbeid - tid til overs. Tidstyver, teknologi og åpne kontorlandskap. Han vil at vi skal være oss bevisst hvordan vi bruker tiden vår når vi er på jobb, og i dette bildet er ledelse sentralt. Karlsen gir til daglig råd til selskaper om hvordan de kan skape en mer effektiv og fleksibel hverdag, og hyres blant annet inn som rådgiver i flytte- og endringsprosesser. Ifølge Karlsen er det lederne som har størst utfordringer i arbeidsmønsteret sitt, dels fordi mange er opptatt med møter, og dels fordi flertallet av lederne ikke har tatt i bruk IT på en smart måte.

Ledelse og fleksibilitet

Ledere vil oppleve at arbeidstakerne i større grad enn før krever at det tilrettelegges for mer fleksibel jobbing. I en arbeidsdagskontekst handler dette om arbeidstid og arbeidssted, dernest om tilknytning til bedriften. Dette er i ferd med å bli et vel så viktig salgsargument som lønn når bedrifter skal ansette nye medarbeidere, påpeker Karlsen.

Han registrerer at fleksibilitet er noe som etterspørres i økende grad av arbeidstagere som ønsker å få en bedre balanse mellom arbeidsliv og privatliv, men ønsket om større fleksibilitet kommer også fordi bruken av åpne kontorløsninger øker både i offentlig og privat sektor. Dette skjer selv om slike løsninger i liten grad påvirker produktiviteten verken positivt eller negativt, ifølge Karlsen. I boken viser han til så vel internasjonal, nordisk og norsk forskning, hvor medarbeidere opplever forstyrrende støy og stadige avbrytelser som plagsomt. De ønsker å kunne trekke seg tilbake til et stillerom, eller å praktisere ulike former for fjernarbeid for å kunne konsentrere seg bedre og få jobben gjort.

I boken advarer Karlsen om at fleksbilitet også har en bakside. Han viser til at det blant annet kan føre til nye klasseskiller i arbeidslivet, og at arbeidstagere men liten forhandlingsmakt overfor arbeidsgivere kan ende opp med å bli utskiftbare brikker, eller gis færre og mindre givende arbeidsoppgaver. Derfor er det viktig at ledelsen er proaktiv og tar rollen som tilrettelegger for effektive og gode arbeidsdager for alle i en organiasjon.

Aktuell bok

Tid til arbeid – tid til overs  av Jan Kristian Carlsen, Cappelen Damm.

En bok om tidstyver, teknologi og åpne kontorlandskap.

Arkitekturoptmisme

Den ultimate, funksjonelle fleksibiliteten i et kontorbygg er kanskje åpne kontorløsninger, der informasjonsflyt og samarbeid mellom kolleger vektlegges. Jan Kristian Karlsen påpeker imidlertid i boken at det er i ferd med å vokse frem en overdreven arkitekturoptimisme og at bedriftsledere er blitt svært svært oppmerksomme på muligheten til å spare penger gjennom å effektivisere arealbruken i kontor og næringsbygg. Arkitekturen og romplanene skal helst bidra til å styrke organisasjoners dele- og samarbeidskultur, øke produktiviteten og skape en felles atmosfære og identitet som utstråler modernitet. I Norge spiller det også inn at høye eiendomspriser bidrar til at åpne kontorløsninger blir mer attraktivt fordi det da gjerne trengs mindre arealer. Karlsen er likevel kritisk til denne utviklingen.

– Fokuset på arkitektur er overdrevet hvis målet er å skape effektive arbeidsdager for medarbeiderne, sier han. Selv er han klar på at det ikke er enkelt å si noe om hvorvidt slike tiltak har noen effekt på bunnlinjen til bedriftene eller ikke.

– Det er veldig vanskelig å måle dette økonomisk. Hovedfokuset bør rettes inn mot bruk av arbeidstiden, tidstyver og IT.

«Fokuset på arkitektur er overdrevet hvis målet er å skape effektive arbeidsdager for medarbeiderne.»

Forskjell på kvinner og menn

Når det gjelder tilnærmingen til teknologi er det ifølge Karlsen forskjell på mannlige og kvinnelige ledere.

– Mannlige ledere har i større grad bedre tilgang til IT-utstyr, men oppdager gjerne at det er en stor lederutfordring å legge til rette for mer effektive arbeidsdager. Når det gjelder de kvinnelige lederne, så er de mer opptatt av nytteverdien for brukerne og bedriften, sier Karlsen, som generelt sett mener at både kvinner og menn bør innta en mer proaktiv holdning til IT i forbindelse med organisering av bedriftene, herunder arbeidsmønsteret.

– I dag finnes definitivt IT-teknologien, men problemet er ofte den manglende kunnskapen blant ledere om hvordan løsningene skal implementeres i virksomheten for å oppnå optimal nytteverdi, det vil si en effektiv arbeidsdag.

Han minner om at teknologiske løsninger er veldig sårbare, og kan forårsake mye tap av tid og produktivitet hvis de ikke brukes riktig, eller ikke fungerer ordentlig. Løsningen på dette kan i større grad være at IT-sjefen innlemmes i ledergruppen, og at bedriftens toppleder påser at HR-funksjonen og IT kobles tett, mener Karlsen.

Rådgiveren viser for øvrig til at det er store forskjeller på privat og offentlig sektor når det gjelder kontorløsninger og IT. Selv om det finnes unntak, ser han at offentlig sektor generelt sett er mer på etterskudd enn privat sektor. En annen forskjell på offentlig og privat sektor er, ifølge Karlsen, at det ofte er lettere å få tillatelse til fjernbasert hjemmearbeid noen dager i uken i privat sektor, særlig når det gjelder de mindre private bedriftene. I offentlig sektor er det gjerne er større rigiditet både når det gjelder arbeidstid og fysisk tilstedeværelse.

Fremtidens arbeidsdag

Betyr alt dette et farvel til den tradisjonelle lederrollen? Ja, og for mange ledere har dette allerede skjedd, men ifølge Karlsen er det mange ledere som har ikke oppdaget endringene eller erkjent behov for omstilling. Han mener at den «nye« lederrollen krever at lederen er lydhør overfor de ansattes behov, og det aller viktigste er kanskje at lederen må ha en større forståelse for at IT-teknologien er brukervennlig. For i en mer fleksibel hverdag der det gjerne skal legges til rette for optimalisering av mobile løsninger og mer fjernarbeid, er gode digitale løsninger en forutsetning.

Karlsen tar til orde for at seniorer kan beholdes lenger i arbeidslivet, om de tilbys en mer fleksibel arbeidshverdag, kortere arbeidstid og tilpasset IT-opplæring. I den andre enden av aldersskalaen handler det om å rekruttere og ivareta unge «digitalt innfødte» medarbeidere. Karlsen mener for øvrig at tilknytningen til arbeidslivet i større grad bør styres av livsykluser.

– Dette er en form for fleksibilitet som er en del av omstillingen til fremtidens arbeidsliv. Faktisk er mye av dette nye arbeidslivet allerede kommet til oss, men både samfunn, partene i arbeidslivet, mange bedrifter, og arbeidstaker, er på etterskudd.