Det lønner seg å samle seg

Når en virksomhet lar én hånd kjøpe inn varer og tjenester, uten å vite hva den andre hånden kjøper inn samtidig, kan resultatet fort bli at samme vare kjøpes inn til vidt forskjellige betingelser og priser.

Ifølge Dag Strømnes, avdelingsdirektør i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), er svaret på denne utfordringen kategoristyring. I en undersøkelse Difi har gjennomført kommer det frem at offentlige virksomheter kan spare 20–30 prosent av driftsutgiftene ved bedre styring av anskaffelsene.

– Potensialet er stort, men helt avhengig av å samordne behov i virksomheten og jobbe målrettet mot leverandørene. Det er også avgjørende å følge opp at inngåtte avtaler blir benyttet etter avtalte betingelser, sier han til Ukeavisen Ledelse.

Kategoristyring innebærer å samle innkjøp i grupper som gjør det mulig å se helhetlig på planlegging, gjennomføring og oppfølging. En slik gjennomgang vil for eksempel lede til at innkjøp av binders ikke organiseres på samme måte som innkjøp av juridiske rådgivningstjenester. Innkjøpene samles der de hører hjemme og blir enklere å styre.

Kategoriansvarlig

Hver kategori koordineres av en kategoriansvarlig som får bedre innsikt, og dermed kan utnytte markedets muligheter og oppnå reduserte kostnader. I England har Government Estate Agency nylig gjennomført en kartlegging som har vist at kontorkostnadene i London varierte fra 350 000 til 35 000 kroner per årsverk, forteller Strømnes.

– Det er derfor ikke overraskende at britene nå satser på kategoristyring for å spare utgifter til kontorplasser, påpeker han.

Her hjemme finner vi samme tendens i Statsbudsjettet 2015, hevder Strømnes. Staten skal redusere egne driftskostnader og skal vie mer av oppmerksomheten mot effektivitet. Anskaffelser skal fremdeles gjøres i tråd med regelverket, men de skal bli enda mer kostnadseffektive.

Konkrete metoder

Hvordan man best skal dele opp, og effektivisere kategoriene er ikke alltid like opplagt.  For å løse dette, trenger virksomhetene konkrete metoder og verktøy for å analysere virksomhetens innkjøp.

– Deretter samles innkjøpene i egnede kategorier og leverandørgrupper for så å organiseres og effektiviseres. Difi anbefaler å innføre kategoristyring i en femfasers-prosess. Difi har laget både informasjonsmateriell og veiledninger som viser hvordan du går frem. 

Begrepet anskaffelser rommer mye mer enn bare det å kjøpe inn, ifølge Strømnes.

– Det begynner med å analysere behovet, og med å stille åpne og innovative spørsmål.  Kan vi endre behovet? Trenger vi egentlig varen/tjenesten? Finnes ny teknologi som kan fylle behovet? Kan vi samarbeide med andre for å redusere vår kostnad og sikre gjenbruk?

Disse helt grunnleggende spørsmålene må det ikke tas for lett på, siden hvert av spørsmålene kan bidra til regjeringens forventede effektivisering av offentlig forvaltning, understreker han.

På Difis anskaffelseskonferanse 13. november vil temaet være økt kvalitet og kostnadsbesparelser. Her vil deltakerne få høre at god styring og kontinuerlig forbedring gjennom strategi, mål- og resultatstyring av anskaffelser bidrar til verdiskaping.

– Slikt arbeid er en forutsetning for måloppnåelse. Innføring av kategoristyring vil gi gode grunnlagsdata for dette arbeidet, sier Strømnes.