Offentlige IT-anbud må endres!

Sterke motkrefter er imidlertid til stede og det er først og fremst alle de som har sin jobb i å utarbeide store offentlige anbud. Det er også en sterk iboende angst for å gjøre endringer i offentlig sektor og en enda større angst for å gjøre feil. Gjør man som man stort sett alltid har gjort, skiller man seg ikke ut, og ingen kan vel bli beskyldt for å gjøre feil om man har fulgt boka – det vil si gjøre det som man har pleid å gjøre de siste 20 årene, med noen små endringer. Paradokset er imidlertid at det mange store offentlige IT-anskaffelser har gått veldig galt. Ikke nødvendigvis bare grunn av måten anbudene er bygd opp på, men like mye måten prosessen er blitt drevet frem på. 

Vi ser imidlertid en meget faretruende utvikling. På grunn av svært rigide og kostbare anbudsprosesser og et svært ubalansert avtaleregime, er det stadig færre IT-leverandører som kaster seg inn i kampen om de store, offentlige anbudene. Risikoen har blitt for stor. Det koster for mye å gå tapende ut og sjansene for å bli sittende igjen med et alt for stort ansvar, også økonomisk, er overhengende. Dette skader IKT-næringen og det skader offentlig sektor. I snitt leverte kun 1,6 tilbyder anbud på de store offentlige IKT-anskaffelsene i 2013, ifølge opplysninger gitt på Difi’s konferanse i vinter. Her er det fare på ferde, for å si det forsiktig.

Når store offentlige anbud har blitt så lite attraktive, er det aller mest alvorlig for staten selv. De risikerer å ikke å få de beste løsningene.

Historie fra virkeligheten

Ser vi på et stort anbud som Skattedirektoratets «Innkjøp av konvergert infrastruktur», så leverte 6 selskaper anbud. Og hold deg fast: 5 av de ble avvist. Hurra for konkurranse!

Meget oppsiktsvekkende ble Evry og Core Services avvist med følgende begrunnelse: «… på grunn av manglende oppfyllelse av krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner». Med 25 års fartstid i IKT-næringen vet jeg selvsagt at dette er rent vås. Alle har sine sterke og svake sider, men at to av de ledende miljøene i Norge ikke er faglig kvalifisert, er bare for drøyt. Øvrige tilbydere som var Datametrix, Atea, Steria ble avist «grunnet forbehold mot oppdragsgivers kontraktsvilkår eller avvik fra kravspesifikasjonen».

Også her snakker vi om ypperste eliteserie i norsk IKT-næring. Mindre forbehold til kontrakten, eller kanskje forslag om en teknisk løsning som kunne være billigere og bedre, sendte de rett ut i kulden. Byråkratiet luker effektivt ut de som har skrevet et siffer feil på konvolutten, sendt hele anbudet i en stor, lukket sekk, men glemt å forseile det med lås og lakk. Det siste er faktisk sant. Anbudene skal leveres i papirformat og de skal leveres i lukket og låst forsendelse. Kan du tenke deg noe mer 1960?

Men tilbake til «Innkjøp av konvergent infrastruktur». Vår beregning etter å ha analysert anbudsprosessen er at hvert firma brukte cirka et halvt årsverk på å svare på meget detaljerte anbudskrav fra innkjøperne i Skattedirektoratet. Bare her brente man 7-8 millioner kroner. Spørsmålet er om dette er god samfunnsøkonomi og om staten faktisk får de beste IKT-løsningene? Vi begynner å bli mer og mer sikre på at det må finnes andre løsninger. For ordens skyld, Proact vant kontrakten og gratulerer til dem. Avgjørelsen fortjener dog litt undring. Proact har glimrende back-up og lagringsløsninger, men med sin historikk i markedet finner jeg det en smule underlig at Proact kan få overlegent beste score på teknisk verdi i dette anbudet, som i hovedsak er serversentrisk. Det inneholdt også pliktig opsjon om tung maskinvare for drift av Oracle. Meg bekjent er erfaringen her mer begrenset hos Proact. Det betyr selvsagt ikke at de ikke løser oppgaven – noe de sikkert klarer på en veldig god måte. Jeg vil ha søkelyset på de som evaluerer anbudene og på hvilket grunnlag, ikke hvem som vinner og taper. Men denne casen hvor man altså sitter igjen med kun en godkjent tilbyder illustrerer ganske tydelig hvordan systemet ikke fungerer bra nok. Når man kun sitter igjen med en leverandør etter å ha kastet de andre på gangen, må man kanskje også rettferdiggjøre sin egen prosess. Muligens en stygg spekulasjon, men jeg lar mistanken henge i lufta.

Tenk nytt

IKT-Norge skuer blant annet til Sverige og Tyskland hvor det har vært stor suksess med prøvedrift på mere innovative anbud. Det vil si at en offentlig etat beskriver en funksjon eller et problem de ønsker løst, fremfor at de kommer med en ferdig, svært detaljert kravspesifikasjon. For å si det enkelt: Hvem kan løse utfordringen best og til hvilken pris. Erfaringene fra Sverige har vært at man har fått bedre og rimeligere løsninger.

Det er innlysende at de som har jobbet med en problemstilling i offentlig sektor i en årrekke har meget god kunnskap om sak og prosess. Men det betyr ikke alltid at man evner å se nye og enklere løsninger både i forhold til teknologi og prosess. Tiden er inne for å tenke nytt også i Norge.

Et annet faktum er at store offentlige prosjekter i Norge er veldig store. De tar også veldig lang tid. Noe av årsaken er at man i de fleste tilfeller utvikler løsningen helt fra bunnen av. Få om noen land er så kode-drevet som Norge. Vi vil helst finne opp hjulet på nytt. Jeg sier ikke at det er feil. I svært mange tilfeller er det nødvendig, men ikke alltid.

Offentlige anskaffelser har en rekke svakheter som vi mener at man kan endre ved relativt enkle grep. IKT-Norge har kartlagt en rekke problemområder hvor vi mener at skoen trykker.

Vi har uten tvil mye å hente på bedre offentlige anbud i Norge. Det gjøres for all del utrolig mye godt håndverk, men tiden er nå inne for også å tenke innovasjon i offentlig sektor når det gjelder anbud og anskaffelser.