Arbeidsmiljø: Er hørselvern nødvendig for å overleve i kontorlandskapet?
Misfornøyde brukere med øreklokker har med jevne mellomrom satt sitt preg på nye kontorløsninger. Bevisstheten om kontorrommet som verktøy for godt lederskap og som suksessfaktor for økt jobbtilfredshet må stå sentralt fremover når organisasjonenes fysiske rammer skal utformes. Når ansatte sitter med hørselvern på kontorarbeidsplassen bør det ringe noen bjeller!
Diskusjonene rundt cellekontor kontra åpne kontorløsninger i media begrenser seg til argumentasjoner rundt tre faktorer: støy, konsentrasjonsvansker og manglende behov for samhandling blant ansatte. Dette er en for snever forståelse for problemene som definitivt ikke bringer diskusjonen videre.
Betydningen av kontorets utforming vektlegges ikke som suksesskriterium for utvikling og måloppnåelse i organisasjonens virksomhet. Det mener vi blir helt feil i dagens krevende arbeidsmiljø.
Hørselvern som middel for å overleve
«Når ansatte sitter med hørselvern på kontorarbeidsplassen bør det ringe noen bjeller», uttaler en mellomleder i en større organisasjon. Det støtter vi. Ikke bare bør det ringe noen bjeller, de bør også ringe så høyt at de høres godt inn på lederkontorer og styrerom. Hvorfor har det blitt slik?
Er åpen kontorløsning en god løsning for alle?
Argumentasjonen rundt åpen kontorløsning og kontorlandskap viser at oppfatningen av denne måten å organisere arbeidsplasser på er svært ulik. Åpne kontorløsninger i dag er svært ulike fra den tradisjonelle utformingen av kontorlandskaper med løse skjermvegger, slik vi kjenner fra 70 og 80 tallet. Og når sant skal sies er det mange dårlige kontorløsninger som har sett dagens lys de siste 10 årene også!
At ansatte i dag er misfornøyde og opplever sin arbeidsplass som lite hensiktsmessig, viser at innhold og mangler ved kontorrommet gjør arbeidsdagen mindre effektiv. Trolig er det mangler som aldri har blitt tatt i betrakting ved utformingen av den fysiske arbeidsplassen. De grunnleggende behov er ikke avdekket.
Åpen kontorløsning som strategisk virkemiddel?
Vi har snakket med HR ledere i flere store norske virksomheter. De peker på konsekvensen av uklare mål, nemlig at det blir umulig å evaluere prosjektet etter en tid. Først og fremst – som i mange andre tilfeller – kan det være at arbeidet med målsetting er for overflatisk og dermed for generell.
«Hva vil vi oppnå? Ikke bare de praktiske fysiske løsningene, men noe mer!» «Ledelsen er ikke med!» «Vi må i større grad tenke arbeidsprosess ikke bare arbeidssted!»
Slike uttalelser kan tyde på at toppledere fortsatt finner tilstrekkelig motiv for å bygge om kontorene så lenge en sparer plass og kostandene går ned. Redusert kontorareal per ansatt kan i enkelte tilfeller være opp mot 30 prosent og er nok ofte motiv godt nok for å etablere åpne kontorløsninger. Hva skal kriteriene være for en slik evaluering når ikke ledelsen helt er med på leken?
Vår erfaring er at ledelsen ofte har gode intensjoner, og gir et klart uttrykk for målsetting og tro på samhandling og kompetanseoverføring. Men kan det være at antatte effekter som skal hentes ut på området samhandling, kompetanse og læring ikke er så lette å oppdage eller ikke en gang finnes?
«Når ansatte sitter med hørselvern på kontorarbeidsplassen bør det ringe noen -bjeller.»
Nye møbler forandrer ingen ting!
Mange åpne kontorløsninger som er etablert de siste årene har klare svakheter. Løsningene er ofte delikate og innredet med tidsriktig design. Men det mangler noe! Ny møbler forandrer ingen ting!
Noen virksomheter har virkelig lykkes med sine nye kontorløsninger. Hva har disse felles! De har sett at gode kontorløsninger må passe organisasjonen som hansken på hånden i måten å løse oppgaver på og ikke minst hvordan lederskapet utføres.
Tilretteleggingen av det fysiske rommet er et virkemiddel for å strekke seg etter visjoner og nå organisasjonens uttalte målsettinger. Kontorrommets fysiske utforming må være en integrert del av strategien for å nå noen definerte mål.
For å forstå hvordan man best kan dra nytte av organisasjonens fysiske rammer, må disse sees i sammenheng med organisasjonens struktur og kultur. Holdninger til samhandling og hvordan kunnskap utveksles er forskjellig fra bedrift til bedrift.
Nye spørsmål må stilles når fremtidige kontorløsninger skal utformes
Hele organisasjonen, både ledelse og medarbeidere, må involveres. I den første fasen må fremtidige utfordringer defineres! Premissene som avdekkes må holdes opp mot lederskapet som utføres i virksomheten, slik at kontorrommet bygges opp som gode svar på problemstillingene lederne møter daglig!
Planlegging av vellykkede kontorrom henger sammen med kunnskap om lederskap. Det må jobbes tverrfaglig for å utvikle de beste kontorløsningene, skreddersydde for hver enkelt organisasjon. Med fundament i teorier om ledelse, kunnskap om opplevelse av romlige forløp og arkitektoniske virkemidler, må også lederoppgaver inkluderes i planleggingsarbeidet.
Skinnprosessen – den store synden
Ledelsen må invitere til en inkluderende planleggingsprosess. Slik vil løsninger avdekkes i samarbeid med både ledere og ansatte. Involveringen i planleggingsarbeidet bør skje på tvers av etablerte strukturer i organisasjonen. Bare slik vil organisasjonen kunne skape et kontorrom som strekker seg etter visjoner og også nå målsettingene.
«Ved å stille gode spørsmål om hva som er viktig for ansattes jobbtilfredshet, tror vi at misnøyen hos mange ansatte kan forsvinne. Bedre ledelse gir det også!» •
Henrik Carstens er prosessleder i Mouversi as og Margrethe Hopmo er interiørarkitekt. Forfatterne har gjennomfør intervjuer med over 200 ansatte. Intervjuer som forteller noe om hva som motiverer hver ansatte, hvordan de foretrekker å samarbeide og hvordan de mest effektiv tror de kan løse sine arbeidsoppgaver.