PowerPoint: Næringslivets største tidstyv?

På ett av seminarene ble PowerPoint tatt i bruk på en klok og riktig måte. På de to andre ble alle de fire PowerPoint-dødssyndene praktisert:

• Overlesset med tekst, tabeller og figurer
• For små bokstaver
• Omstendelige, lange setninger
• Målløs utforming (av tekst og bilder) med lydeffekter og tekst som kommer dansende inn

Det er så man får lyst til å rope: Drep meg herre konge, men ikke med PowerPoint!

Mange virksomheter ønsker å unngå disse syndene, og har laget retningslinjer og maler for hvordan en PowerPoint-presentasjon skal se ut. Alt er definert ned til minste detalj: firmalogoens størrelse og hvor den skal plasseres, skrifttyper, farger og så videre.

Selv om slike retningslinjer følges til punkt og prikke blir det ikke nødvendigvis en engasjerende, spennende, tankevekkende tale med overbevisning – fordi slike regler ikke sier noe om hvordan man skaper en inspirerende og levende presentasjon.

Så hva er riktig bruk av PowerPoint?

Navnet gir oss svaret: Det skal være power i PowerPoint-presentasjonen.

Å vise bilder på veggen er et kraftfullt virkemiddel som ved riktig bruk hjelper taleren til å skape interesse og forståelse. Dessverre misbrukes dette virkemiddelet alt for ofte, slik at tilhørerne føler seg maktesløse. Ved å vise 10–12 faktapunkter i skriftstørrelse 12 på hver enkelt side, kan du få de selv mest interesserte til å reise til drømmeland med hurtigtog.

Kommunikasjon handler om å formidle følelser. Du må få tilhørerne til å skjønne hvorfor du er spent, pessimistisk, stolt, skuffet, optimistisk eller brenner for ditt arbeid. Du er en selger med en god idé, et produkt som det er viktig for deg å formidle.

Å bruke PowerPoint som et forsterkende hjelpemiddel ble kun praktisert på det ene av de tre seminarene jeg deltok på.

De hadde kanskje tatt lærdom av de 10 bud for riktig bruk av PowerPoint. Her er de tre første budene:

1. Unngå selvforklarende lysark
   Et godt lysark trenger alltid at noen forklarer budskapet på en levende måte. Lysarket skal være et hjelpemiddel - ikke en konkurrent! Et lysark der teksten er skrevet komplett, er dårlig egnet. Det samme gjelder selvforklarende diagrammer.
2. God timing
   Ofte står et PowerPoint-bilde står fortsatt igjen på skjermen mens presentatøren har gått videre til neste side. Husk at det er du – og ikke teknikken – som skal utføre presentasjonen!
3. Separer presentasjon og dokumentasjon
   Du må skille klart mellom hva du bruker i presentasjonen og i materiellet som deles ut til tilhørerne. Det er en dårlig løsning å forsøke å kombinere de to. En god PowerPoint-presentasjon inneholder lite tekst, mens det som deles ut bør ha fullstendige setninger.

Les resten av de 10 budene på kompetanseunion.no.

Hvorfor misbrukes PowerPoint?

I alle bøker om retorikk kan vi lese om hvor viktig det er å bruke flere sanseorganer. Vi forsterker vår evne til å oppfatte et budskap dersom vi i tillegg til å høre med ørene også tar i bruk øynene.

Dermed kom bruken av overheadprojektor, og i mer moderne tider PowerPoint, til å bli sett på som det ideelle hjelpemiddelet.

Den 28. juli 1963 ble det holdt en tale foran Capitol i Washington. Over 250.000 mennesker hadde møtt opp for å høre på ham. Taleren var Martin Luther King, og du kjenner sikkert talen under tittelen «I have a dream». Det ble en av de største talene vi kjenner til. Martin Luther King utløste følelsene hos tilhørerne! 

Hvordan hadde resultatet av talen blitt dersom den tradisjonelle bruken av PowerPoint hadde blitt tatt i bruk? Se for deg en stor skjerm slått opp i parken foran Capitol med punktvis tekst på skjermen … Kanskje hadde lovfestet rett til å praktisere raseskille fortsatt vært virkelighet i USA?

Tekst på en skjerm hindrer følelser. Spenningen blir borte og kommunikasjonen forringes.

Vi trenger ikke å gå så langt tilbake i tid for å finne personer som har forstått dette. Har du sett Frank Aarebrots orientering «200 år på 200 minutter»? Et mesterstykke i formidling!

Hvordan fjerne misbruket?

Hvordan blir vi så kvitt dette misbruket av PowerPoint? Det er nærliggende å tenke på skolen, men har de den kompetansen som skal til? På de seminarene hvor jeg hadde en dårlig opplevelse, var det forskere og høyt utdannede personer som var foredragsholdere. Dyktige fagfolk, men de hadde ikke lagt vekt på å få frem budskapet.

Kan det skyldes undervisningsmetoden som de har fått på universitet? Det kan virke som kunnskap innen læring og pedagogikk, som handler om involvering og engasjement, er så godt som fraværende i en del akademiske miljøer.

Hvem er det da som bør ta ansvar for at PowerPoint hjelpemiddelet skal benyttes med den kraften det har? 

Kunne politikerne få fart på dette? Som kjent har den nye regjeringen satt i gang storstilt jakt på å finne tidstyver i statsforvaltningen. Kanskje PowerPoint-bruken er en av de aller største tidstyvene?

I Sveits er det stiftet et nytt parti som har ett hovedmål: Å redusere misbruk av PowerPoint. Partiet hevder at unødig bruk av PowerPoint koster samfunnet hundrevis av milliarder. Det er vel i drøyeste laget å gå så langt i Norge …

Det er kanskje du og jeg som må ta ansvaret. Jeg ser for meg at oppgaven kan deles opp i to trinn:

1. Du og jeg gjør det vi kan for å unngå de fire PowerPoint-dødssyndene. Resultatene vil bli svært synlige, og vil inspirere mange.
2. Vi tar i bruk de 10 bud for riktig bruk av PowerPoint. Det er da vi får den virkelig store forbedringen. En god begynnelse kunne være å starte med de tre budene vi har tatt med i denne artikkelen.

De 10 budene hjelper oss til å unngå at PowerPoint «låser» oss som talere i en bås, og vi blir friere til å skape mer variasjon og liv. Jo mer tekst på sidene, jo mer låst blir vi som talere.

Budene minner oss også om at det er viktig å bruke tid på å forberede seg. For en taler er antallet sider i presentasjonen omvendt proporsjonalt med kvaliteten på forberedelsene til presentasjonen.