Private filer tynger norske it-systemer

- I beste fall en plasstyv, i verste fall en alvorlig trussel, sier Eirik Pedersen, salgs- og markedsdirektør i Proact IT Norge.

Dataspill, feriebilder, tv-serier og musikkfiler. Dette er noen eksempler på hva som ligger på lagringssystemene til norske bedrifter og organisasjoner.

I en ny undersøkelse som markedsanalyseselskapet YouGov Norge har gjort for lagringsspesialistene i Proact IT Norge avsløres det at 34 prosent av norske selskaper sier ja til å la ansatte lagre private filer på jobben it-systemet. Ytterligere 10 prosent har ikke tatt stilling til spørsmålet.

Mer plass koster

- Privat lagring på jobben fører til unødvendige høye kostnader til lagring og backup. Bilde-, musikk- og filmfiler tar opp betraktelig mer plass enn vanlige tekstfiler og regneark, og på en del arbeidsplasser kan nok denne ekstrabelastningen være svært tyngende, sier Eirik Pedersen i Proact. Han påpeker at de fleste ledere antagelig ville protestert dersom medarbeiderne hadde fylt opp kontorer, korridorer og lagerrom med gamle klær, slitte møbler og uønskede hvitevarer fra hjemmet.

- Fordi det er snakk om datafiler så er det mindre synlig, men ikke nødvendigvis noe bedre av den grunn, kommenterer Pedersen. Totalt 164 norske it-sjefer og -innkjøpere fra store selskaper i offentlig og privat sektor deltok i undersøkelsen. På spørsmål om hvor stor andel av selskapets totale lagringskapasitet som går med til privat lagring, svarer godt over hver tredje respondent "0-4 prosent". Bare én av ti svarer at de tror det er snakk om over fem prosent.

Undervurderer mengden

Pedersen mener svarene tyder på at mange grovt undervurderer hvor mye norske arbeidstakere lagrer på jobbens lagringssystemer. Han råder arbeidsgivere til å begrense eller forby lagring av private filer på arbeidsplassens it-systemer.

- En ting er de ekstra kostnadene og den reduserte ytelsen du får. En annen ting er sikkerhetsrisikoen du utsetter virksomheten din for. For eksempel kan virus og skadelige programmer på den måten komme inn på virksomhetskritiske områder. En annen ting er rettighetsspørsmål. Hvor stor del av de musikk- og filmfilene som ligger på norske servere er det som er lastet ned ulovlig, spør Pedersen. Han understreker at det finnes gode verktøy som kan hjelpe bedrifter med å kartlegge omfanget av private filer, og hvilken belastning denne lagringen utgjør.

- Vi kan skanne alle medarbeidernes hjemmeområder i fellessystemene og enkelt kartlegge hva slags type filer som ligger der, og hvor mye plass de tar. Vi kan også enkelt finne ut hvor ofte filene er i bruk, forteller Pedersen.

9 av 10 brukes aldri igjen

IDC-undersøkelsen "The Expanding Digital Universe" viser at 95 prosent av datamengden hos bedrifter og organisasjoner er ustrukturerte data, for eksempel filer og e-poster. Tall fra en undersøkelse gjort ved Universitetet i Santa Cruz, "Measurement and Analysis of Large-Scale Network File System Workloads", viser at 90 prosent av alle filer som blir lagret blir aldri åpnet igjen. Av de 10 prosentene som blir åpnet er det kun 65 prosent som blir det mer enn én gang.

- Dersom arbeidsgiver ønsker å gi medarbeidere muligheten til å lagre private filer, så kan dette gjøres på en mer økonomisk måte. Ved å arkivere alle filer som ikke blir brukt, er det mulig å spare mye ressurser og penger, særlig i store selskaper med mange ansatte, sier Eirik Pedersen i Proact.

(Pressenytt)